Viagem de negócios: como negociar melhores condições para a empresa

As viagens de negócios são necessárias para uma empresa sob diferentes pontos de vista, já que são utilizadas em reuniões ou para fechar acordos, também para vendedores que precisam ir até o ponto de venda ou até mesmo como recompensa ou estímulo para os funcionários em diferentes épocas do ano. Mas será que é possível economizar nestas viagens? Neste post você vai entender como negociar as melhores condições para a sua empresa e como manter este tipo de viagem essencial para o seu negócio.

Programe as viagens

Um dos erros mais comuns das empresas e que pode impactar os custos com viagens corporativas de forma significativa é a falta de planejamento. Passagens compradas em cima da hora e que, evidentemente, são mais caras, falta de pesquisa em relação à estadia e transporte ou ainda cancelamentos, que além de gerar transtornos, também podem gerar custos desnecessários.

Desta forma, planejar é essencial e conhecer de forma antecipada as necessidades de viagens corporativas da empresa pode ser um dos diferenciais que você procura. A elaboração de um calendário de viagens, o cadastro de possíveis hotéis e fornecedores de serviços de transporte também pode ajudar nesta tarefa.

Adote programas de milhagem ou fidelidade

A adoção de programas de milhagem ou de fidelidade pode ser uma boa saída, já que a utilização frequente da mesma empresa área ou de ônibus ou ainda de alguns hotéis pode lhe render passagens de graça ou desconto nas estadias e outras vantagens.

Aqui também entra o planejamento, conhecendo as rotas e frequências de uso e também identificando quais são as companhias que dão as melhores vantagens no caso de fidelidade por parte de sua empresa.

Contrate uma empresa

A contratação de uma empresa também poderá ser uma opção para a diminuição dos custos com viagens de negócios, já que esta, ao prestar um serviço exclusivo relativo às viagens corporativas, permitem que os departamentos da sua empresa, que antes eram encarregados disso, fiquem menos sobrecarregados, além da experiência e prática na hora de conseguir melhores tarifas e condições para as viagens.

Entretanto, é preciso ponderar o custo-benefício dessa contratação uma vez que, em alguns casos, as passagens, estadias e outros custos negociados de forma direta podem até dar mais trabalho, mas são mais baratos.

Utilize um sistema de gestão de despesas

Atualmente, a utilização de sistemas de gestão de despesas tem despontado como uma excelente alternativa na hora de economizar, inclusive nas viagens corporativas. Estes sistemas podem auxiliar desde o controle com os gastos com alimentação, passando pela análise dos gastos com hotéis e passagens, o que permite traçar diferentes alternativas de viagens de acordo com as necessidades de sua empresa.

Neste post você viu que para economizar com viagem de negócios é preciso planejar, buscar parcerias ou programas de milhagens e descontos e até mesmo ponderar sobre a contratação de uma empresa que possa auxiliá-lo na tarefa, descongestionando outros departamentos e ofertando serviços especializados. Além disso, o uso de soluções inteligentes que permitam monitorar, conhecer e controlar os seus principais gastos também deverão fazer parte do seu planejamento e permitirão uma melhor gestão destas tarefas em sua empresa.

E você, como tem diminuído os gastos com viagens na sua empresa? Deixe o seu comentário.

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