Sistema de gestão de estoque: como funciona e como escolher?

Já pensou em um software que ajuda a controlar, monitorar e otimizar o armazenamento e a movimentação de produtos? É o sistema de gestão de estoque, que permite o acompanhamento em tempo real das quantidades de itens disponíveis, a partir das entradas e saídas de mercadorias e de outros processos críticos.

O  sistema de gestão de estoque é essencial para otimizar a logística, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente, garantindo que os produtos certos estejam disponíveis no momento necessário.

Para isso, ele possui funcionalidades como:

• Controle de entradas e saídas;
• Prevenção de faltas e excessos;
• Automação de processos;
• Relatórios e análise de dados;
• Gestão de múltiplos armazéns.

Ou seja, faz a gestão de estoque e vendas, fundamental para uma operação eficiente e lucrativa.

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Como funciona um sistema de gestão de estoque?

Você pode estar pensando se um sistema com tanto impacto nos negócios é fácil de usar. A operação de um sistema de gestão de estoque vai ser mais simples ou mais complexa de acordo com o software utilizado, mas no geral é fácil de aprender.

Tenha em mente que o funcionamento de um sistema de gestão de estoque envolve a automação e o controle das operações relacionadas ao gerenciamento de produtos dentro de uma empresa. Ele deve ser integrado com outros processos, permitindo monitorar o estoque em tempo real e tomar decisões com base em dados precisos.

Um sistema de gestão de estoque eficiente envolve:

1. Cadastro de produtos

É feito o registro detalhado de todos os produtos em estoque, incluindo informações como código de barras, nome, descrição, categoria, unidade de medida, preço de compra e venda, e quantidade mínima e máxima que deve ser mantida no estoque.

2. Entrada e saída de mercadorias

Quando novos produtos chegam, seja por compras ou devoluções, ou saem, após terem sido vendidos ou mesmo usados internamente, a movimentação precisa ser registrada no sistema. Isso pode ser feito de forma manual, via código de barras, ou integrado diretamente com o sistema de compra e venda da empresa. Assim, a quantidade de itens disponíveis é atualizada automaticamente.

3. Inventário

Boa parte dos sistemas permite a realização de contagens periódicas de estoque (inventários), comparando a quantidade física dos produtos com o registro no sistema. Isso ajuda a identificar discrepâncias, como perdas, furtos ou erros de cadastro.

4. Níveis de estoque

Com base nas movimentações, o sistema monitora os níveis de estoque, alertando quando um produto precisa de reposição, ou seja, quando atinge a quantidade mínima. Isso facilita a emissão de pedidos de compra, evitando a falta de produtos ou o excesso de mercadorias.

5. Relatórios e análises

O sistema pode gerar relatórios sobre o desempenho do estoque, com informações como produtos mais vendidos, prazo médio de renovação, etc. Essas informações ajudam na tomada de decisões, como ajustar os níveis de estoque, negociar melhores condições de compra com fornecedores ou eliminar itens que não têm boa saída.

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Gestão manual x sistema de gestão de estoque

A adoção de um sistema de gestão de estoque oferece várias vantagens em comparação à gestão manual. Entre elas, podemos destacar a precisão aumentada de informações e menor risco de erros, a automação e maior eficiência que economizam tempo e maior controle e segurança, especialmente em grandes operações.

Um bom software ainda possibilita uma tomada de decisões mais estratégicas que resultam em redução de custos ao evitar desperdícios e otimizar o espaço. Sem contar o aumento da satisfação do cliente com uma gestão mais ágil e eficiente.

Enquanto a gestão manual pode ser adequada para pequenas operações, à medida que a complexidade aumenta, um sistema automatizado se torna essencial para otimizar e garantir a competitividade do negócio.

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Benefícios de um sistema de gestão de estoque omnichannel

Bons sistemas de gestão de estoque precisam ser integrados a outros softwares, como sistemas de ERP (Planejamento de Recursos Empresariais), CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) e plataformas de vendas. Com isso, é criado um fluxo de informação em toda a cadeia de operação da empresa. Isso facilita a gestão geral, pois todas as áreas utilizam os mesmos dados e informações atualizadas.

Além disso, se a empresa possui mais de um armazém ou ponto de venda, o sistema de gestão de estoque omnichannel oferece visibilidade centralizada, com a possibilidade de monitorar o estoque em todos os locais. Isso facilita transferências entre armazéns e garante que a demanda de cada ponto de venda seja atendida de maneira eficiente.

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Como escolher um sistema de gestão de estoque?

Trata-se de uma decisão estratégica, pois o sistema de gestão de estoque irá afetar diretamente a eficiência operacional e a lucratividade da sua empresa. Para fazer a melhor escolha, é importante considerar uma série de fatores que vão desde as necessidades do seu negócio até as funcionalidades específicas que o sistema oferece.

Entenda as necessidades da sua empresa

Antes de escolher, faça uma análise detalhada das operações do seu negócio. Considere itens como o tamanho do estoque, quantos produtos gerencia todos os dias, se a sua operação é omnichannel e se a empresa vai precisar de funcionalidades específicas, como gestão de lotes ou controle de validade.

Também leve em consideração as principais dificuldades que você encontra com o gerenciamento de estoque. Com base nessas informações, você conseguirá identificar os recursos que o sistema deve oferecer.

Certifique-se de que o sistema oferece as funcionalidades essenciais

Algumas das principais funcionalidades incluem:

- Controle de entradas e saídas

- Controle de múltiplos armazéns 

- Gestão de inventário

- Relatórios e análises

- Gestão de níveis de estoque

- Integração com outros sistemas

- Suporte a dispositivos móveis

Confira se é fácil de usar

O sistema deve ser fácil de usar, tanto para a equipe de estoque quanto para outros departamentos da empresa. Ele deve ter uma interface intuitiva, com design simples e fácil de navegar. A empresa deve oferecer treinamento e suporte para resolver problemas técnicos e dar orientações.

Escolha um sistema que possa crescer com o seu negócio

Mesmo que você gerencie um estoque pequeno agora, é importante que o sistema seja escalável para atender às necessidades futuras, como expansão de operações, aumento de volume de vendas ou abertura de novos armazéns. Um sistema com limite de usuários ou de itens controlados pode se tornar obsoleto rapidamente.

Cheque se ele simplifica tarefas repetitivas

Um bom sistema de gestão de estoque gera pedidos automáticos de compra quando o estoque atinge níveis mínimos, faz alertas sobre a proximidade de vencimento de produtos e atualiza o inventário quando há vendas, compras ou movimentações internas.

Entenda seu custo

O custo do sistema de gestão de estoque pode variar bastante, então avalie como ele se encaixa no orçamento da sua empresa. Considere as licenças e mensalidades, se ele requer uma implementação complexa e se há custos adicionais para treinar a equipe.

Certifique-se de que o preço inclui atualizações regulares e suporte técnico.

Busque referências e avaliações

Pesquise a reputação do fornecedor do sistema no mercado e consulte referências para entender a satisfação de outras empresas com o software. Avalie também se ele oferece controle de acesso, faz backups automáticos para garantir que os dados estejam seguros em caso de falhas no sistema e se está em conformidade com a legislação.

Ao avaliar cuidadosamente esses pontos, você poderá selecionar um sistema de gestão de estoque que otimize suas operações, melhore o controle e contribua para o sucesso a longo prazo da sua empresa.

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Nexaas omni: o melhor sistema de gestão de estoque

O Nexaas.Omni é a plataforma omnichannel da Nexaas que oferece um controle de estoque eficiente e muitas outras funcionalidades. Com ela, os varejistas podem gerenciar suas operações de forma integrada, otimizando a gestão e proporcionando um atendimento mais conveniente e alinhado às expectativas dos consumidores.

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