Política de reembolso: como incentivar os funcionários a segui-la?

Ter uma política de reembolso é muito importante para qualquer empresa que tenha funcionários que viajam ou que representam o negócio externamente. Como é obrigação do empregador arcar com as despesas, estabelecer regras evita custos excessivos e desnecessários.

Ela funciona da seguinte maneira: o funcionário realiza seus gastos até determinado limite. Ao voltar para a empresa, recebe o reembolso do valor gasto mediante a conferência. É importante dizer que somente criá-la não será o bastante, já que ela precisa ser posta em prática de forma adequada.

Veja a seguir como incentivar os funcionários a segui-la e obter os melhores resultados:

Tenha uma estimativa de custos

Para que a política de reembolso seja efetiva, é necessário que ela seja condizente com a realidade. Não adianta, por exemplo, limitar um valor muito baixo que não cubra as necessidades do funcionário. Ao mesmo tempo, criar um limite elástico demais pode prejudicar as finanças da empresa.

Para evitar essas situações, o ideal é realizar uma estimativa de custos em relação ao tempo da viagem, seus objetivos e o que está envolvido. Isso cria um orçamento mais fácil de ser seguido.

Deixe as regras claras

Também é fundamental deixar as regras bem claras, porque tudo o que for acordado previamente não poderá ser questionado depois. É importante, por exemplo, decidir quanto o funcionário pode gastar em cada etapa da viagem.

Aproveite para estabelecer a necessidade de apresentação de notas fiscais. Isso ajuda a manter a transparência e ainda favorece a contabilidade do negócio.

Todos os pontos dessa política devem ser passados claramente para os funcionários. Se houver dúvidas, elas devem ser esclarecidas antes da viagem, de modo que todos estejam de acordo.

Engaje os funcionários

Para a política de reembolso realmente pegar em seu negócio, é preciso que os colaboradores estejam comprometidos com ela. Mais do que se manter no limite de custos, o colaborador precisa compreender a importância de se preocupar com a empresa.

Gastar o teto permitido para a viagem ou mesmo extrapolá-lo não é tão benéfico quanto ir em busca de fornecedores mais em conta. Essa é uma das ações que deve ser incentivada, de modo a evitar abusos.

Mais do que isso, esse tipo de engajamento garante que os custos com as viagens e outras situações, como almoços com clientes, sejam cada vez mais otimizados.

Tenha um mecanismo de controle

Mesmo com tudo isso colocado em prática, é possível que alguns custos aconteçam de maneira desnecessária. Um funcionário pode apresentar a nota de um restaurante justificando que foi uma prospecção de cliente, mas, na verdade, se tratar de um gasto pessoal.

Por isso, ter mecanismos de controle é necessário para que essa política não prejudique o negócio. Pode ser o caso, por exemplo, de solicitar relatórios detalhados quanto aos custos. Com justificativas bem embasadas, fica mais fácil manter a política dentro do esperado.

Automatizar o sistema de conferência também é uma boa saída. Ao utilizar um serviço na nuvem, por exemplo, o funcionário pode adicionar as notas mesmo estando distante, de modo que a conferência aconteça de maneira muito mais dinâmica.

Para incentivar seus funcionários a seguirem a política de reembolso é necessário estabelecer regras claras e condizentes com a realidade. Além disso, é importante estimular o engajamento, assim como ter mecanismos de controle para evitar qualquer tipo de abuso.

Como anda a política da sua empresa? Deixe um comentário contando quais são seus desafios e soluções!

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