Os processos internos da empresa têm afetado seus negócios?

13/03/19
4 min de leitura

Processos são atividades realizadas por um profissional ou uma equipe visando a atingir metas gerenciais. Para que uma empresa seja realmente lucrativa e bem-sucedida, é fundamental que seus processos sejam eficientes, e trabalhar em prol da melhoria dos processos internos significa tornar os negócios mais produtivos. Mas como saber se um processo é realmente efetivo? Simples: os processos eficazes e em constante aprimoramento geram resultados melhores e mais sólidos, fazendo um uso mais inteligente dos recursos a custos mínimos.

Investir em melhorias contínuas dos processos internos de sua empresa é uma ótima maneira de torná-la mais competitiva e conquistar inúmeros benefícios! A seguir, vamos nos aprofundar um pouco mais sobre esse assunto. 

O que é a melhoria de processos?

Pode-se dizer que a melhoria de processos seria o resultado de otimizações e atualizações constantes desses processos em comparação com os resultados anteriores. Caso os avanços estejam abaixo das expectativas, a empresa deve reanalisar o processo e identificar oportunidades de aprimorá-lo. 

Em geral, pode-se citar como exemplo três tipos de melhoria de processos: a melhoria de desempenho, que procura a maneira mais eficiente de se realizar determinado processo; o custeio de atividades, que visa à redução dos custos envolvidos no processo; e o relacionamento com o cliente, elemento importantíssimo que precisa estar muito bem alinhado à estratégia da empresa e ser um alvo de melhorias recorrentes.

Os benefícios de otimizar os processos internos

Utilizar softwares que otimizem os processos internos ajuda a conferir mais agilidade, produtividade e eficiência para a empresa. Automatizando seus processos, é possível padronizar as tarefas, centralizar as informações, diminuir a incidência de erros, economizar dinheiro e o tempo e do gestor e suas equipes.

Com esse tipo de tecnologia, a comunicação interna também é beneficiada, diminuindo a quantidade de e-mails trocados entre setores e colaboradores, já que os dados podem ser compartilhados entre todos os envolvidos, com a certeza de que não serão perdidos, deletados por engano ou corrompidos. Isso também ajuda na organização e evita a perda de prazos. 

O monitoramento e a melhor visualização dos processos também é outro enorme benefício da melhoria de processos internos, auxiliando na transparência dos serviços e na organização das demandas, e tornando todos os processos muito mais efetivos. 

Por fim, não podemos deixar de mencionar a grande redução de custos proporcionada pela melhoria de processos. Organizando melhor as tarefas de cada equipe e setor,  ações duplicadas e/ou supérfluas são eliminadas e é mais simples detectar e cortar eventuais gargalos. Dessa maneira, o gestor consegue realocar melhor os recursos da empresa, de modo que os processos internos sejam mais eficientes, gastando menos. 

Como implementar a melhoria de processos internos na empresa

Diante dos benefícios listados acima, é incontestável a necessidade da implementação de melhoria dos processos internos. Para fazer isso, um bom começo é seguir as etapas abaixo:

1- Identifique os processos, descobrindo quais precisam ser melhorados e priorizando-os. 

2- Mapeie os processos, compreendendo-os profundamente, conhecendo todos os seus passos, quem são os profissionais evolvidos e quais são seus objetivos na empresa. 

3- Modele os processos! Detectados os processos que devem ser priorizados, e feito seu mapeamento, é hora de modelar a maneira como os processos devem passar a acontecer. Muita atenção nesse momento!

4- Execute os processos na prática! Depois de fazer um modelo hipotético, é hora de finalmente executar o processo da nova maneira e colocá-lo à prova para avaliar se realmente funciona. 

5- Otimize os processos. Ao executá-los “ao vivo”, o gestor deve ser capaz de enxergar o que funcionou e o que ainda pode ser otimizado. Lembre-se de que a melhoria de um processo é um movimento contínuo, que nunca tem fim. Afinal, (ainda) não é possível alcançar a perfeição, mas o objetivo deve ser chegar cada vez mais perto disso!

6- Por fim, automatize os processos. Depois que tudo estiver funcionando adequadamente, o ideal é tornar os processos automáticos, para evitar erros humanos, poupar tempo, recursos e energia, e, assim, ganhar em produtividade. A lucratividade da empresa agradece!

Como você pode ver, a melhoria de processos não é uma etapa finita. Ao contrário, ela é cíclica, já que, quanto mais melhoramos, mais descobrimos elementos que podem ser aprimorados e atualizados. Trata-se de uma história sem fim, que deve estar arraigada na cultura da empresa para que o desejo de ir cada vez mais além nunca cesse. 

E na sua empresa, como os processos internos têm afetado os negócios?