Inventário de estoque: otimize o processo com tecnologia

O inventário de estoque é um processo que ajuda a controlar a entrada e saída de produtos, com impacto direto nos resultados financeiros da sua empresa. Entenda porque essa estratégia de gestão de estoque é tão importante, quais as principais formas de realizá-la e como a tecnologia pode ajudar.

Imagina que você tem uma loja pequena e que só você é responsável pelas compras e vendas. Com um volume pequeno de operações, é relativamente fácil saber se ainda há itens para venda, ou se é preciso comprar algum insumo para sua linha de produção.

No entanto, com o crescimento da operação ter essa visão do estoque vai se tornando cada vez mais complexo. Aumento de demanda, abertura de outras unidades, operação omnichannel, múltiplos fornecedores. Tudo isso pode tornar a gestão do estoque mais complexa e é aí que o inventário de estoque faz toda a diferença.

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O que é inventário de estoque?

Se a gente pensar em uma forma simples de explicar o que é inventário de estoque, pode-se dizer que se trata de uma lista detalhada de todos os produtos que estão guardados no estoque de uma empresa. Ele ajuda a identificar, organizar e avaliar cada item, sejam insumos, como ingredientes usados na produção ou itens para manutenção da empresa, ou mercadorias, que são vendidas.

É importante saber que existem diretrizes das Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC) para a realização do inventário de estoque, que tem um papel fundamental na hora de entregar informações fiscais para o governo, evitando diferenças entre os dados e problemas com o Fisco.

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Para que serve o inventário de estoque?

Como já foi citado, a realização desse processo dentro do controle do estoque tem muitos objetivos, destacando-se:

• controlar e monitorar os produtos que uma empresa possui em armazenamento. Ele ajuda a garantir que os itens estão disponíveis quando necessário, evitando faltas ou excessos.
• melhor gestão financeira, pois possibilita a avaliação correta do valor do estoque e ajuda a identificar perdas, desperdícios ou produtos obsoletos.
• tomada de decisões estratégicas, como planejar compras, organizar promoções e melhorar a eficiência operacional.

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A importância do inventário na gestão de estoques

O desenvolvimento do inventário de estoque é parte das ações que garantem o bom funcionamento de uma empresa, afinal quando bem-feito, ele  aumenta a eficiência operacional e contribui diretamente para a saúde financeira.

O controle de estoque possibilita saber exatamente o que há para vender, evitando erros como falta de produtos ou excesso de itens parados. Além de garantir o fornecimento para os clientes, evita compras desnecessárias e desperdício de recursos, o que ajuda a economizar dinheiro.

O inventário também permite identificar rapidamente perdas por extravio, furtos, vencimentos ou produtos danificados ao mesmo tempo em que facilita a realização de auditorias e contribui para o cumprimento de exigências fiscais, evitando problemas com órgãos reguladores.

De uma forma geral, pode-se dizer que contribui para melhores tomadas de decisão. Com dados precisos sobre o que há em estoque, a gestão pode tomar decisões mais estratégicas sobre reabastecimento, promoções ou descarte de produtos.

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Tipos de inventário de estoque

Existem várias modalidades de inventário de estoque, e a escolha depende do que é mais adequado para cada empresa. No entanto existem três que são mais comuns e todo mundo precisa conhecer:

Periódico

É realizado em intervalos de tempo definidos, como mensalmente, trimestralmente ou anualmente. A empresa faz um levantamento físico completo do estoque durante essas datas com o objetivo de atualizar informações do sistema, resolver problemas existentes e até criar demonstrativos financeiros.

Permanente

Também conhecido como inventário contínuo, é feito a cada movimentação de entrada e saída de estoque. Ou seja, com atualizações em tempo real. Esse tipo de inventário é integrado a sistemas de gestão que registram automaticamente as movimentações.

Rotativo

Nesse tipo, uma parte do estoque é contada regularmente em ciclos, de forma que ao longo do ano, todas as áreas do estoque são verificadas. Isso evita a necessidade de parar totalmente as operações para contar tudo de uma só vez.

Cada tipo de inventário tem sua função e pode ser utilizado conforme as demandas específicas de controle e gestão de estoque da empresa.

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Como fazer um inventário de estoque?

Fazer um inventário de estoque envolve organização e planejamento para garantir que todos os produtos sejam contabilizados corretamente. Confira um passo a passo para fazer o inventário da sua empresa:

1. Planejamento

Defina o tipo de inventário que será adotado, dependendo das necessidades da empresa.

Então escolha a data e o horário. Tenha em mente que o ideal é fazer o inventário em um momento de menor movimentação no estoque, como no fim do expediente ou durante feriados, para evitar interferências.

Reúna a equipe necessária, definindo quem será responsável pelo levantamento, quem fará as contagens e quem registrará os dados.

2. Preparação do ambiente

Antes de iniciar a contagem, organize os produtos, separando itens semelhantes e removendo mercadorias danificadas ou fora de uso.

Se o estoque for grande, divida-o em áreas ou seções para facilitar o processo, atribuindo cada seção a uma pessoa ou equipe específica.

3. Realização da contagem

Faça a contagem física de cada item no estoque. Certifique-se de que o processo seja cuidadoso para evitar erros. Se possível, utilize coletores de dados, planilhas ou sistemas de gestão de estoque para registrar as quantidades. Isso facilita o controle e a conferência posterior.

Então anote a condição de cada item (novos, danificados, vencidos) e suas quantidades exatas. Isso inclui insumos, mercadorias prontas para venda e itens de terceiros, se houver.

4. Conferência dos dados

Compare os dados levantados no dia com os registros, identificando se há discrepâncias. Se encontrar diferenças entre o inventário e os registros, investigue as possíveis causas (erros de entrada, perdas, extravios) e faça os ajustes necessários.

5. Análise e ajustes

Após concluir a contagem e correção dos dados, faça uma análise para entender o estado geral do estoque. Verifique produtos com alta ou baixa rotatividade, itens que estão próximos do vencimento ou obsoletos.

Em seguida, atualize o registro de gestão de estoque para que os dados estejam corretos e reflitam a realidade do armazém.

6. Relatórios

Documente todos os dados levantados, como quantidades, valor de cada produto, além de qualquer irregularidade encontrada.Esses dados podem ser usados para ajustar compras futuras, gerenciar promoções ou decidir o descarte de produtos parados.

7. Continue monitorando

É importante manter um controle regular sobre o estoque para evitar grandes discrepâncias. Se durante o processo você identificar falhas nos sistemas de controle ou organização do estoque, utilize esses aprendizados para otimizar os procedimentos da próxima vez.

Para facilitar o processo de inventário de estoque, você pode:

• Etiquetar produtos: usar etiquetas com códigos de barras ou QR codes facilita a identificação e o controle dos itens.
• Automatizar: sistemas de gestão de estoque ajudam a evitar erros humanos e tornam o processo de inventário mais eficiente.

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Como analisar o resultado do inventário de estoque?

A análise do inventário de estoque é uma parte muito importante do processo todo, afinal ajuda a entender e melhorar a administração de compra e venda de produtos na empresa.

1. Compare os resultados do inventário com os dados registrados e identifique diferenças entre o que foi contado e o que o sistema mostra. Se houver mais produtos no estoque físico do que no registro, pode ser um sinal de erros de registro, devoluções não registradas ou entradas duplicadas. Agora, se o sistema mostrar mais produtos do que estava registrado, isso pode apontar para perdas, furtos ou erros no processo de venda ou retirada.
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2. Identifique produtos de alta e baixa rotatividade. Veja quais produtos estão saindo rapidamente (alta rotatividade) e quais estão parados por muito tempo (baixa rotatividade).
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3. Anote os itens obsoletos ou vencidos, ou seja, os que estão no estoque há muito tempo. Confira a validade e avalie se é hora de fazer uma liquidação, promoção ou apenas descartá-los.
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4. Com o inventário de estoque atualizado, calcule o valor do estoque, que inclui a soma do custo de aquisição de todos os produtos. Identifique se o estoque é excessivo, isso é, se há muitos recursos investidos em produtos de baixa rotatividade ou excesso de mercadorias. Aproveite e analise o estoque mínimo e máximo, com base no histórico de vendas e na demanda. Evitar tanto a falta quanto o excesso é essencial para manter o fluxo de caixa equilibrado.
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5. Depois de avaliar esses pontos, é hora de fazer um relatório. Se a empresa dispõe de um sistema de gestão de estoque, a produção do relatório pode ser feita em poucos cliques. Caso contrário, será necessário gerar gráficos e calcular indicadores manualmente. Os principais indicadores são: giro de estoque (frequência com que os produtos do estoque são vendidos ou usados em um determinado período), cobertura de estoque (mostra por quanto tempo o estoque atual pode atender à demanda sem necessidade de reposição) e percentual de perdas (impacto financeiro das perdas no total do estoque).

Após a análise de todos esses pontos, defina o que será feito para corrigir os problemas identificados e planeje futuras aquisições com base nos resultados encontrados.

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Como citamos anteriormente, contar com a tecnologia para gestão de estoque é um ótimo negócio. Além de agilizar nos processos de inventário de estoque, evita falhas humanas de digitação ou esquecimento.

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