Conheça os custos e despesas que sua empresa pode minimizar

Para manter uma empresa operando plenamente e dando lucro, seja de qual segmento e porte ela for, o gestor corporativo precisa fazer alguns “malabarismos” para reduzir custos e despesas e permitir que sobre dinheiro para a realização de investimentos. Só assim a balança fica equilibrada e saúde financeira fica em dia. 

Neste post, vamos explicar qual é a diferença entre custos e despesas e mostrar algumas maneiras simples de reduzi-los em sua empresa.

A diferença entre custos e despesas

Muitas pessoas encaram essas duas palavras como sinônimas mas, na realidade, elas englobam conceitos um pouco distintos, e entender essa diferença é importante tanto por razões contábeis como também porque permite definir quais são os gastos envolvidos na produção e na manutenção da empresa, e quais podem ser cortados ou diminuídos mais facilmente. 

Chamam-se custos os gastos ligados à produção da empresa, como, por exemplo, aqueles feitos com matéria-prima, mercadorias para revender, salários dos funcionários, entre outros. Os custos podem ser diretos ou indiretos. 
 
as despesas são gastos que não necessariamente estão relacionadas com a atividade-fim, mas estão ligados à manutenção da empresa. As despesas podem ser fixas ou variáveis e englobam contas de consumo, aluguel de espaço físico, gastos administrativos, entre outros exemplos.

Como analisar e controlar os custos e as despesas da empresa

Para realizar uma análise apurada e um controle mais efetivo da saúde financeira da empresa, é preciso elencar todos os custos e despesas envolvidos e, posteriormente, fazer um planejamento focado em diminuir os gastos. 

O primeiro passo é revisar minuciosamente o plano de negócios e, em seguida, fazer uma planilha de controle para listar todos os custos e despesas necessários. A partir daí, alimente esse documento com todos os gastos corporativos, controlando entradas e saídas. 

Como reduzir custos e despesas

Existem vários gastos que podem ser diminuídos ou até eliminados na rotina da empresa. Por exemplo, é possível fazer uma grande economia em tarifas de consumo com medidas simples. Para economizar nos gastos com a conta de telefone, é importante levantar orçamentos com diferentes operadoras telefônicas e optar por um plano corporativo, que oferece uma série de vantagens para as empresas. Também dá para usar alternativas à telefonia convencional, como os softwares de comunicação instantânea. O mesmo acontece com as contas de luz e de água: o uso consciente é sempre a melhor opção. Nesse sentido, é importante desligar todas as luzes e aparelhos quando não houver necessidade.
 
É possível otimizar o uso de papéis também, reduzindo o número de impressões e restringindo-as para situações em que sejam realmente necessárias. Sempre que possível, procure usar arquivos digitais e utilize um sistema de gestão corporativa para eliminar a papelada desnecessária. Além de fazer bem para as contas da empresa, essa atitude é muito mais sustentável para o planeta!

E por falar em sustentabilidade, outro gasto que pode ser eliminado é o gasto com copos descartáveis que, além de custar dinheiro para a empresa, são péssimos para o meio-ambiente. O ideal é conscientizar e incentivar os funcionários a utilizarem seus próprios copos e canecas. 
 
As dívidas, juros e multas cobradas por bancos por atraso no pagamento também são gastos inúteis que prejudicam a empresa. Se esse é um problema para você, primeiro considere renegociar as tarifas e, depois, adote um sistema de gestão financeira que permita melhor controle das contas a pagar e a receber. 
 
Alguns custos operacionais, como os custos com estoque e com fornecedores, também podem ser reduzidos. Gerencie melhor os estoques das mercadorias para não ficar com produto parado desnecessariamente, e evite investir em produtos com baixa rotatividade e em larga escala.

O ideal é que o setor comercial esteja antenado às demandas do mercado e aos produtos mais vendidos pela empresa na hora de fazer as compras, já que o dinheiro empregado em itens sem giro não rende e, de quebra, acarreta gastos com armazenamento e eventual deterioração. Além disso, considere trocar os fornecedores, buscando opções que ofereçam condições melhores (como descontos significativos no pagamento à vista, por exemplo).  

Optar pelo regime de tributação ideal também ajuda a reduzir custos. Muitas empresas pagam impostos mais elevados por terem escolhido um regime tributário inadequado para o negócio. Por isso, o ideal é sempre simular os gastos do seu negócio nos regimes de Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional, já que cada um deles conta com alíquotas e deduções específicas que podem diferir de uma empresa para a outra. Na dúvida, sempre procure auxílio de um bom contador. 

É importante o gestor definir metas de diminuição de despesas que envolvam toda a equipe, desenvolvendo uma verdadeira cultura de redução de gastos na empresa. Que tal começar a providenciar isso agora mesmo? 

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