Viagens Corporativas: conheça os 5 motivos mais comuns de prejuízo

17/11/17
3 min de leitura

Viagens corporativas podem proporcionar momentos notáveis para todos os envolvidos. O compartilhamento de experiências, a oportunidade de aprendizado e a possibilidade de fechar parcerias e negócios compensam os investimentos e são essenciais para o crescimento da marca.

No entanto, existem 5 motivos que podem prejudicar as viagens e colocar em risco todo o planejamento. Continue a leitura e aprenda agora mesmo a evitá-los!

1. Não ter uma política de viagens bem definida

A política de gestão de viagens corporativas deve ter total atenção, pois se for muito rigorosa ou restrita, vai dificultar todo o processo. Esse tipo de problema pode te levar a fazer reservas em voos e hotéis em cima da hora.

Dessa forma, as alternativas possíveis são drasticamente diminuídas, resultando no aumento de custos e no atendimento insatisfatório aos viajantes.

Em contrapartida, uma gestão excessivamente flexível gera gastos orçamentários muito altos. Afinal, dar muita autonomia é tão prejudicial quanto ser muito rígido, uma vez que os funcionários podem se sentir acomodados e acabar deixando tudo para a última hora.

A solução está, então, em alcançar o equilíbrio. Assim, você consegue cobrar uma data limite para realizar as reservas com antecedência, bem como um controle de custos. Dessa forma, fica garantida a possibilidade de realizar uma manobra orçamentária para cobrir emergências que podem surgir durante as viagens.

2. Não considerar o imprevisível

Um erro muito comum em viagens corporativas é não dar tempo para imprevistos. Para você ter uma ideia, muitas empresas, principalmente as inexperientes, planejam viagens muito rápidas e cheias de prazos apertados, com reuniões em cima de reuniões, sem levar em conta as dificuldades ou eventualidades que podem surgir no caminho.

Portanto, sempre ofereça um tempo maior do que o necessário. Não reserve ou programe eventos próximos uns dos outros. Considere o deslocamento da sua equipe e adicione mais tempo, caso não tenha táxi, o pneu fure ou ocorra outro problema durante o trajeto.

Não se esqueça de orientar seus representantes a sempre chegar antes do horário combinado, o que causa uma boa primeira impressão. Assim, eles podem utilizar o período de espera para se preparar para as negociações, por exemplo.

3. Não fazer seguro viagem

Independentemente da duração das viagens corporativas, o seguro viagem é essencial para garantir que o seu funcionário esteja protegido durante todo o percurso.

Furtos, acidentes e extravios são problemas que podem trazer grandes prejuízos para os envolvidos. Em razão disso, vale a pena adicionar o seguro viagem entre as medidas essenciais no plano de viagens.

4. Não providenciar relatórios antecipadamente

Um dos equívocos mais comuns que os profissionais cometem durante as viagens é fazer o relatório de viagens na última hora. Muitos fazem isso com o intuito de aproveitarem melhor a viagem. Porém, deixar de preencher esse documento diariamente pode levar à perda ou ao extravio dos recibos e notas fiscais dos serviços utilizados.

Nessa situação, o funcionário será obrigado a pagar por esses serviços sozinho! Manter um controle atualizado e organizado das despesas relacionadas à viagem gera uma gestão eficiente, resultando não somente em economia, mas também em uma maior transparência nas contas e nas operações da empresa. 

Por isso, não se esqueça de reservar um período do dia para entrar em contato com as equipes que estão viajando para cobrar o preenchimento do relatório de viagem. Assim, você mantém o controle sobre tudo.

5. Não contratar uma empresa especializada em viagens corporativas

As viagens corporativas geram muitas despesas para a empresa, incluindo passagens, alimentação, estadias, comunicação (telefone, internet), transporte, dentre outras.

Ao contratar uma empresa especializada, sua corporação certamente diminuirá gastos. As instituições desse ramo possuem diversos fornecedores e parceiros, que trabalham em troca de benefícios mútuos e duradouros.

Com essas posturas, elas conseguem oferecer planos bastante vantajosos, que vão sair muito mais baratos para você e, ao mesmo tempo, oferecer mais comodidade e agilidade para o seu funcionário.

Esperamos que a partir dos erros e soluções mencionados aqui, você consiga fazer uma gestão de viagens corporativas mais econômica e eficiente. Para isso, basta colocar o que você aprendeu aqui em prática!

E então, gostou do post de hoje? Aproveite e compartilhe-o com seus amigos nas redes sociais para que eles também possam economizar com viagens corporativas!