5 vantagens de centralizar o acesso à informação em sua empresa

12 de junho de 2017, às 09:32

Por muito tempo, o acesso à informação nas empresas se resumia a documentos guardados em grandes arquivos, muitas das vezes desorganizados e isolados. Com a entrada da tecnologia, chegaram as planilhas, mas não demorou até que elas deixassem de ser as escolhas mais convenientes.

Hoje, dá para empregar sistemas robustos e completos que favorecem a integração da informação por meio da centralização. Reconhecer os benefícios de deixar tudo em um mesmo ponto, portanto, é fundamental para aproveitar a possibilidade.

Entenda por que você deveria se preocupar em centralizar o acesso à informação para equipes e descubra os efeitos principais dessa medida:

A organização fica mais intensa

Quando todas as informações do negócio ficam centralizadas em um determinado ponto, a organização é um dos pontos mais favorecidos. Não havendo informações perdidas ou ocultas em outros lugares, é possível manter tudo em ordem de maneira prática.

Isso diz respeito tanto à organização do que já existe como, principalmente, em relação à entrada de dados. Assim que as informações empresariais são registradas, elas podem ser categorizadas e organizadas, contribuindo para a estruturação.

Isso facilita encontrar qualquer informação desejada, além de contribuir para a segurança ao evitar a perda de dados.

Os processos se tornam mais rápidos

Com a centralização de informações, as equipes conseguem fazer uma conexão muito mais efetiva de dados.

Imagine, por exemplo, os registros de clientes e do negócio. Com a centralização, é muito mais fácil cruzar as informações dos consumidores com os dados de vendas, criando perfis completos de consumo.

Tudo isso evita a perda de tempo na procura por questões específicas, além de oferecer maior visibilidade. Com isso, todos os processos, inclusive o de tomada de decisão, ficam rápidos e dinâmicos.

A confiabilidade nos registros aumenta

Quando as informações empresariais ficam pulverizadas, não é possível ter controle total sobre quais são as modificações nos registros ou mesmo se os dados estão devidamente guardados.

Com isso, há uma confiança menor quanto às características das informações. Na hora de usá-las, normalmente é necessário recorrer a conferências e retrabalhos, o que gasta tempo e dinheiro.

Porém, com a centralização há um número maior de olhos sobre os elementos, o que garante que eles sejam adequados e protegidos, oferecendo confiabilidade para todos que os utilizam.

A integração entre setores é facilitada

A comunicação interna é um elemento que merece atenção especial por parte da empresa. Atualmente, um setor não obtém resultados ou sofre com efeitos de forma isolada. Tudo está interligado, então é necessário estabelecer esse relacionamento de maneira consistente.

Mas como é possível chegar a esse resultado se cada setor fala um “idioma” e usa informações diferentes? Sendo assim, a centralização permite uma unificação da comunicação, favorecendo o relacionamento entre setores diferentes.

Por meio desses dados, setores de venda, marketing e logística, por exemplo, conseguem tratar das mesmas questões e se comunicar com maior clareza.

A acessibilidade passa a ser favorecida

Se todos os dados estão reunidos em um só lugar, todas as pessoas autorizadas podem acessá-los conforme for conveniente. Não é necessário fazer solicitações e depender da busca e fornecimento de informações.

Com isso, tudo se torna mais democrático e acessível, além de dinâmico e funcional. Desse jeito, diferentes níveis de hierarquia e equipes com focos distintos conseguem acessar as mesmas informações, permitindo o desenvolvimento e a construção de soluções benéficas para o negócio.

Centralizar informações empresariais é fundamental para a comunicação e conquista de resultados. Graças a ela, tudo fica rápido, organizado e extremamente funcional, então vale a pena investir nessa abordagem.

Aproveite o espaço nos comentários e descreva como anda o tratamento de dados no seu negócio e quais são os principais desafios encontrados no seu negócio!

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