SPED – Tudo o que você precisa saber sobre o Sistema Público de Escrituração Fiscal

13/07/18
4 min de leitura

Com a implementação do SPED – Sistema Público de Escrituração Fiscal, os principais procedimentos de contabilidade passaram a ser feitos online, e a armazenagem de arquivos físicos foi substituída pelo armazenamento de arquivos eletrônicos na nuvem.  Essas novidades trouxeram benefícios, mas ainda geram algumas dúvidas entre aqueles que não se acostumaram totalmente com a mudança.

Há profissionais de contabilidade que consideram o SPED uma grande oportunidade de se destacar no mercado, e há os que o consideram uma pedra no sapato. Não importa o lado em que você esteja nesse embate, o fato é que o SPED é um desafio que precisa ser ultrapassado para o sucesso profissional do contador.

Nesse post, vamos explicar tudo o que você precisa sobre o SPED.

O que é o SPED?

Nesse post, já explicamos o que é o SPED em detalhes e, nesse outro, contamos como o sistema funciona e falamos sobre todas as suas vantagens para as empresas.

Para resumir, o Sistema Público de Escrituração Fiscal trata-se de uma solução tecnológica que permite que o envio de dados contábeis das empresas seja realizado em formato digital, padronizando os tipos de arquivos utilizados na prestação de contas para a Receita Federal.  Com a implementação do SPED, a coleta e o cruzamento de dados das empresas ficaram muito mais simples.

O principal objetivo desse sistema é facilitar a coleta, a transmissão e a manipulação dos dados, ajudando a poupar o tempo do contador em processos que, antes, tinham que ser manuais. Ele também permite integração da Escrituração Contábil Digital – ECD com outros sistemas necessários para a operação da empresa. 

As vantagens do SPED

O SPED foi criado com a finalidade de modernizar o processo do cumprimento de obrigações acessórias, e também de integrar as administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal. 

Com essa modernização, também começou a ser usada a tecnologia dos certificados digitais para assinar documentos eletrônicos e, assim, autenticá-los. Essa novidade tornou os processos mais seguros, já que a certificação digital garante a validade jurídica aos documentos assinados.

Isso tudo também ajudou a coibir fraudes e irregularidades. Antes, a documentação era baseada em carimbos, papéis e arquivos, o que dificultava muito a fiscalização de monitorar remotamente se os dados declarados eram realmente verdadeiros. Por isso, muitas empresas acabavam em situação irregular perante o Fisco e esse fato passava completamente despercebido. 

Porém, com a nova tecnologia, os livros e documentos contábeis e fiscais  passaram a ser emitidos eletronicamente e enviados ao Repositório Nacional, a base de dados do SPED. A auditoria e o cruzamento dos dados passaram a ser feitos em tempo real por supercomputadores, e as três esferas de arrecadação passaram a compartilhar as informações entre si, eliminando a possibilidade de fraudes nos dados e diminuindo a prática da sonegação de impostos.

Os riscos do SPED para as empresas

A integração de todos os projetos SPED nas esferas federal, estadual e municipal viabilizou a criação de uma enorme base de dados, que permite a análise e o cruzamento de informações contábeis e fiscais em tempo real. Com essa facilidade, qualquer irregularidade por parte das empresas oferece um risco muito maior de autuação, já que tudo está muito exposto perante o Fisco. Quando há irregularidades, as penalidades podem chegar a 3% dos valores das operações financeiras no caso de informações e dados omitidos, errados ou mesmo incompletos.   Além disso, o pagamento de impostos e a não-utilização de créditos fiscais também causam perdas financeiras ao patrimônio das empresas.

Para evitar prejuízos, é preciso, portanto, fazer uma revisão minuciosa antes de enviar os arquivos ao SPED. Assim, a empresa evita autuações e multas. O ideal é fazer uso da metodologia de Auditoria Eletrônica, que concilia e valida todos os dados em pouco tempo e torna o processo de validação mais dinâmico. Um bom sistema de Auditoria Eletrônica é capaz de identificar facilmente eventuais inconsistências nos arquivos, de cruzar dados e analisar informações entre arquivos, e de gerar dados de uma maneira mais íntegra e segura.  

Qual é o novo perfil do profissional de contabilidade? 

Como você pode imaginar, todas essas mudanças causaram impactos e, hoje, o profissional de contabilidade precisa ter certos diferenciais para não perder espaço no mercado. 

Para começar, é preciso buscar capacitação e aprimoramento profissional, além de dominar os novos leiautes exigidos e entender a lógica das informações prestadas. É preciso que o novo profissional tenha muita dedicação, disciplina e persistência, estudando com afinco todas as particularidades do Sistema Público de Escrituração Digital. Isso pode ser feito no próprio site da Receita Federal, que presta todas as informações gerais sobre o SPED, a legislação, responde às perguntas mais frequentes, além de oferecer manuais, guias práticos, orientações e tabelas de códigos para download gratuitamente. 

Também é importantíssimo que o profissional bem preparado se aprimore cada vez mais na análise e na auditoria de arquivos eletrônicos, domine a tecnologia da certificação digital e tenha intimidade com esse “novo jeito” de cumprir as obrigações da empresa.

Dominar o sistema do SPED é o primeiro passo para que o profissional contábil ganhe destaque no mercado. Atualmente, quem consegue se adequar a essa nova realidade tem muito a ganhar, afinal, a receita do profissional contábil bem-sucedido é buscar conhecimento e melhorias constantes, e investir em ferramentas tecnológicas que o alcem a um novo patamar.