Planejamento orçamentário: quais são as etapas deste processo?

31/03/17
3 min de leitura

O planejamento orçamentário é algo indispensável para manter o seu negócio com uma saúde financeira estável. Essa atividade deve ser realizada todos os anos e deve ainda ser revisada  periodicamente para ajustar o rumo conforme for necessário.

Para que seja feito com perfeita eficiência, o planejamento orçamentário deve seguir algumas etapas sequenciais, que são como os degraus de uma escada a serem superados: um passo de cada vez. Cada um desses degraus representa metas que devem ser alcançadas, possibilitando o início de uma nova etapa.

Mas, afinal, quais são as etapas deste processo? Continue a sua leitura e confira o passo a passo de um planejamento orçamentário para começar a fazer logo o da sua empresa!

1. Planejamento do processo orçamentário

O planejamento do processo orçamentário trata da fase inicial, onde são respondidas quatro perguntas bem simples, mas que darão o norte para todo o processo. São elas:

  • O que fazer?
  • Como fazer?
  • Quando fazer?
  • Quem executará?

Reflita bem sobre as respostas dessas quatro perguntas e, claro, passe tudo para o papel ou planilha.

2. Estabelecimento das ideias iniciais

Essa é a fase em que o planejamento orçamentário começa a ganhar forma. Nessa etapa, as prioridades devem ser fixadas como elementos essenciais para que as previsões orçamentárias sejam então elaboradas.

O interessante é que cada setor da empresa faça um levantamento das suas prioridades e das suas metas internas. Nesse ponto, o papel dos responsáveis de cada área é importante na identificação e na exposição dessas necessidades específicas.

3. Coleta de dados

Nessa etapa, procedimentos já previamente definidos devem ser realizados para que uma coleta de informações seja feita dentro de cada área de forma adequada, clara e eficiente. O responsável de cada setor deverá estimar as receitas e as despesas mensais de sua área, como o Marketing, TI, Produção, Vendas, Recursos Humanos etc.

Essa coleta de dados é importantíssima para o planejamento orçamentário já que não é possível fazer cálculos precisos e traçar metas realistas sem ter informações claras e objetivas nas quais se basear.

4. Consolidação dos dados

Nessa quarta etapa, ações são desenvolvidas para apurar os dados que foram coletados anteriormente e, a partir dessas informações, realiza-se uma avaliação das metas e dos resultados orçamentários.

Esse é o momento do responsável por cada área entregar os seus planos já elaborados para o setor financeiro da empresa, para que essas informações sejam consolidadas. O plano financeiro então, a partir desses dados já consolidados, é que trará o resultado que foi alcançado.

5. Execução orçamentária

Até aqui o plano em si já está pronto na planilha. Resta colocá-lo em prática e torná-lo realmente funcional. Nessa fase, ações operacionais devem ser realizadas para tornar possível o cumprimento das metas e dos objetivos orçamentários que foram definidos anteriormente.

Esse é o momento em que os gestores fazem uma negociação interna para realizar um corte mais preciso em algumas despesas, adiar aqueles investimentos que não são momentaneamente relevantes ou fazer ajustes nas metas de vendas e nos custos variáveis.

Com o aval da direção para o orçamento, para as metas e  para tudo o que foi traçado e negociado até então, basta apenas executar o plano. Para isso, todos os envolvidos devem ser comunicados sobre o novo cenário em que o negócio se encontra, para somarem esforços em busca das metas estabelecidas.

6. Acompanhamento e revisão orçamentária

Por último, basta acompanhar de perto, mês a mês, a execução do plano orçamentário e ficar de olho para evitar desvios no orçamento, comparando o plano traçado com o que está sendo colocado em prática. Um controle mais efetivo pode ser feito, por exemplo, por um software de gestão.

Trimestralmente, é interessante reunir todos os gestores para revisar o plano e discutir sobre o seu andamento e entender se há qualquer necessidade de ajustes no orçamento.

Fazer o planejamento orçamentário de uma empresa é extremamente importante e exige bastante foco e dedicação para que seja realmente eficiente. E na sua empresa, como é feito o planejamento orçamentário? Comente sua experiência!