O que são notas frias e como proteger sua empresa desta fraude?

28/11/18
3 min de leitura

As notas fiscais são documentos obrigatórios para todas as empresas e são utilizados para oficializar quaisquer transações de compra, venda e prestação de serviços. Porém, existe um problema muito comum que pode prejudicar – e muito! – os seus negócios: as notas frias!

Neste post, vamos explicar o que são notas frias e como fazer para resguardar sua empresa desse tipo de fraude. 

O que são as notas frias

Chamamos de notas frias as notas fiscais falsas, que são emitidas para uma empresa sem que ela tenha ciência da operação. As notas frias podem ser emitidas por uma empresa inexistente para um CNPJ qualquer.

Como as organizações vítimas da fraude não tomam conhecimento de tais notais, elas não as escrituram nem pagam os tributos referentes a elas, e acabam sendo questionadas pelo Fisco posteriormente.

Isso pode causar problemas fiscais e até mesmo em sanções para a empresa, como o pagamento de pesadas multas e a impossibilidade de participar de licitações. Isso tudo, é claro, pode acarretar um enorme prejuízo financeiro para os negócios.

A boa notícia é que existem formas de se precaver desse problema, como veremos a seguir. 

Como se proteger desse tipo de fraude? 

As notas fiscais emitidas no dia a dia de uma empresa devem ser verificadas com frequência para que o gestor consiga diagnosticar irregularidades e fraudes imediatamente, minimizando os dados. Essa consulta deve ser realizada religiosamente por organizações de qualquer porte. 

Com a implementação do SPED, sobre o qual já tratamos nesse post, a Secretaria da Fazenda (Sefaz) passou a disponibilizar ferramentas para consultar as notas fiscais que forem emitidas para as empresas, sem depender do fornecedor.  É possível fazer a consulta da NF-e usando o certificado digital (A1 ou A3), a chave de acesso e o captcha, para conferir mais segurança à transação. 

A consulta pode ser feita no próprio site da Secretaria. Cada uma das notas é consultada separadamente e você pode ter acesso a diversos dados sobre elas, como o status, indicando se a nota foi processada, autorizada, rejeitada, denegada, inutilizada ou cancelada. 

Vantagens de monitorar o CNPJ e as notas fiscais

A vantagem mais óbvia de realizar o monitoramento das NF-e é se proteger das notas frias, conforme explicamos. Consultar as notas emitidas para a sua empresa todos os dias permite ao gestor corporativo saber sobre a existência delas no mesmo dia da emissão e ter acesso a diversas informações sobre elas. Dessa forma, ele consegue se proteger por meio da manifestação do destinatário da nota.

Entretanto, esse não é a único benefício. Monitorar as notas fiscais regularmente também protege contra notas canceladas, uma vez que o gestor consegue saber previamente de sua existência e avaliar a situação corretamente, sem incorrer nos riscos de fazer a escrituração das notas erradas. Ele também consegue entrar em contato com o emissor da nota que foi cancelada se suspeitar que houve algum equívoco e, assim, corrigir o problema rapidamente. 

Outra vantagem é que realizar esse tipo de consulta constantemente também permite a centralização e o controle adequado dos processos de faturamento. Dessa forma, é possível realizar um planejamento mais adequado e uma previsão mais certeira das demandas.

Além disso, visualizando as notas antes mesmo da chegada do produto ou insumo à empresa, é possível se antecipar e até mesmo identificar possíveis erros antes de sua saída do fornecedor. Isso ajuda a evitar toda a burocracia envolvida na devolução ou troca de mercadorias e, consequentemente, economiza tempo da empresa. 

Por fim, vale lembrar que a consulta e o download da NF-e também auxilia no recebimento de produtos, permitindo que a empresa se antecipe nas entregas e fazendo com que o planejamento com a logística seja mais eficaz. 

 

Para finalizar este post, é preciso ressaltar a importância de fazer uso de uma ferramenta emissora de notas fiscais eletrônicas para otimizar os processos em sua empresa. Com o Emites, é muito simples e seguro realizar a emissão de notas para qualquer modelo de negócios. São várias funcionalidades que ajudam a automatizar a gestão corporativa de ponta a ponta.

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Esperamos que este post tenha sido útil para sua gestão. A gente se vê novamente em breve!