5 dicas para controlar gastos no cartão de crédito corporativo

6 de julho de 2017, às 16:31

Controlar os gastos de uma empresa não é uma tarefa fácil, mas é imprescindível para o sucesso de um negócio. É preciso ter ciência de todas as despesas e o motivo de sua realização, evitando gastos desnecessários e, consequentemente, perda de dinheiro.

Em algumas empresas, é comum encontrar situações onde os funcionários necessitam de um reembolso de despesas. Uma viagem dos colaboradores, almoço de negócio, reunião com clientes e outros eventos exigem que o profissional arque com os custos e, depois, solicite a restituição do valor gasto.

Porém, muitas vezes os colaboradores não enviam documentos confiáveis para o gestor financeiro, deixando-o desconfiado sobre os respectivos valores. Uma excelente maneira para controlar esse tipo de gasto é o uso de um cartão de crédito corporativo.

Mas, a pergunta que fica é: como supervisionar esse custo? Veja 5 dicas para controlar gastos no cartão de crédito corporativo!

1. Defina uma política de gastos

O primeiro passo para se controlar os gastos no cartão de crédito corporativo se dá por meio da definição de uma política de gastos. Assim, será possível certificar que não ocorra nenhum descontrole.

Além disso, é fundamental definir quais os tipos de compras podem ser realizadas por meio do cartão de crédito e quais os passos que os profissionais devem seguir para registrar tais despesas.

Por fim, não se esqueça de garantir que todos os membros da empresa cumpram as regras estabelecidas, independentemente de seu nível hierárquico, assegurando que a empresa tenha um controle financeiro eficiente.

2. Monitore os gastos

O monitoramento dos gastos é a melhor maneira para garantir que o cartão de crédito corporativo seja utilizado de acordo com as regras estabelecidas. Através desta prática, o gestor financeiro poderá identificar todos os gastos realizados, classificando-os e, ainda, reconhecendo despesas desnecessárias.

Pode ser interessante alocar um profissional para realizar esse monitoramento, uma vez que é um grande erro deixar esse processo na mão dos próprios usuários. Escolha uma pessoa detalhista e que não utilize o cartão de crédito corporativo para executar essa função.

3. Exija os recibos das compras realizadas

Exigir os recibos das compras realizadas também será fundamental para controlar gastos no cartão de crédito corporativo. O recibo é importante para facilitar o processo de identificação e classificação de despesas, uma vez que cada estabelecimento possui um código específico, o que pode gerar certa dificuldade.

Da mesma maneira, solicite que os colaboradores registrem, em cada recibo, a finalidade da compra. Dessa forma, eles pensarão duas vezes antes de gastarem com coisas desnecessárias.

4. Estabeleça algumas restrições de utilização

É possível, também, estabelecer algumas restrições para a utilização do cartão de crédito corporativo. Pode-se, por exemplo, definir um limite de crédito de acordo com as necessidades de cada usuário.

Efetue verificações periódicas em todas as operações realizadas nos cartões, comparando os valores gastos atualmente com períodos anteriores. Assim, será possível identificar possíveis abusos.

Por fim, em nenhuma hipótese libere o aumento do limite de crédito sem verificar a real necessidade de tal alteração.

5. Atente para as informações indispensáveis

Uma gestão financeira eficiente e de qualidade é capaz de analisar todas as informações possíveis. Para isso, é indispensável obter informações confiáveis e exatas.

Atualmente, muitas empresas estão utilizando sistemas de gestão financeira, visando automatizar os processos e garantir que o responsável tenha acesso às informações essenciais para o negócio, de uma maneira extremamente simples.

Já existem aplicativos financeiros capazes de facilitar todo o processo por meio do controle de faturamento, contabilidade, sistema de cobranças e relatórios sobre seus projetos.

O uso desse tipo de recurso tecnológico deixará o controle de gastos no cartão de crédito corporativo muito mais fácil. Dessa forma, você terá certeza de quais serão as despesas do cartão, tornando-o um aliado no seu negócio, e não um grande pesadelo. Pense nisso!

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