Despesas: o que deve ter na planilha para solicitação de reembolso?

28 de novembro de 2017, às 14:00

É notório que as viagens corporativas vêm ganhando espaço no cenário empresarial. Seja para prospecção de novos clientes, representação, aumento de vendas ou até mesmo para estreitar as relações com antigos clientes, a popularidade desse tipo de viagem cresce a cada dia. E com ela, cresce também a dúvida: como montar uma planilha para solicitação de reembolso dessas viagens?

Existem duas maneiras de implementar o controle sobre os gastos realizados. Uma delas é através da criação de uma planilha do Excel. E no artigo de hoje, vamos apresentar tudo que uma planilha desse tipo deve ter para facilitar a vida dos gestores financeiros e funcionários. Veja a seguir nossas dicas!

Descrição das despesas

As despesas de uma viagem incluem todo gasto realizado para que um funcionário exerça seu trabalho fora da sede da empresa. Os gastos variam desde alimentação e transporte até hospedagem. Entretanto, podem haver outros gastos, de acordo com a necessidade individual de cada empresa e funcionário.

A descrição das despesas, bem como seus valores, são as informações que nortearão os gastos, seguindo sempre o orçamento estipulado e a política de reembolso da empresa. A discriminação por valor unitário, assim como o valor total dos gastos, também deve estar presente. É importante lembrar a necessidade de anexar à planilha de reembolso as notas fiscais que comprovem os gastos realizados.

Informações sobre a viagem

Informações completas e precisas são o pilar central para a construção de uma boa planilha de reembolso. Pode parecer óbvio, mas muitas vezes, pelo fato da inserção de dados ser feita manualmente, os funcionários cometem erros ao preencher informações fundamentais. Período da viagem, roteiro, objetivo da viagem e dados pessoais são elementos que devem ser lançados com a maior exatidão possível.

Tipos de despesa

Pode ser uma ótima ideia dividir as despesas em categorias: alimentação, transporte, hospedagem, outros. Dessa forma, é possível ter uma visão mais ampla sobre as áreas em que os gastos são maiores. Também facilita o controle por parte do gestor e o preenchimento do funcionário, além de tornar a planilha de gastos mais transparente em relação ao que foi consumido.

Solicitação de reembolso

A solicitação de reembolso é uma consequência natural das viagens corporativas. Portanto, é de fundamental importância o controle e a organização do gestor financeiro, pois é responsabilidade da empresa arcar com as despesas. Também é importante ter uma política de reembolso e incentivar os funcionários a segui-la. Isso evita gastos desnecessários que, em tempos de crise, podem levar uma empresa à falência.

O setor financeiro, responsável por receber as solicitações, deve ser o mais transparente possível. Dessa forma, o procedimento se torna menos estressante e mais claro para todos os envolvidos. Além disso, com o controle estabelecido é possível prever com mais precisão os gastos da empresa com reembolsos e, consequentemente, avaliar os impactos produzidos por esses gastos de uma forma melhor.

Estamos na era da tecnologia e cada vez mais as empresas utilizam softwares de gestão para automatizar seus processos. O Rexpense é um exemplo de como você pode melhorar sua gestão, automatizando as rotinas de aprovação de despesas e adiantamentos ou solicitação de reembolsos. O Rexpense está integrado à Uber, facilitando a aprovação de despesas de deslocamento, e ao Pipedrive, permitindo que as pré-despesas relativas a almoços ou reuniões sejam automaticamente lançadas ao marcar essa atividade no Pipedrive.

Ele conta ainda com um recurso de controle de despesas por kilometragem ou milhas, que aponta o percurso feito pelo motorista e lança automaticamente a despesa no software, bastando confirmar para dar andamento ao processo de autorização e reembolso.

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Mas se prefere continuar utilizando planilhas para solicitação de despesas e reembolso, pode baixar um modelo neste link.

Gostou das nossas dicas de hoje? Então, confira agora no nosso artigo sobre viagens empresariais com 5 dicas para controlar seus gastos!

 

 

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