Descubra aqui: o reembolso de despesas deve ser tributado?

27 de abril de 2017, às 10:00

Prática costumeira nas contratações de prestação de serviços e até nas operações entre empresas do mesmo grupo, o reembolso de despesas vem se tornando cada vez mais relevante no aquecimento da atividade econômica do Brasil.

E neste cenário residem as dúvidas e as discussões sobre sua natureza, seja pelo desconhecimento da legislação tributária, ou ainda, pelo entendimento do Fisco em querer tributar todos os reembolsos como receita tributável.

Mas, afinal, o reembolso de despesas deve ou não ser tributado? Para esclarecer essa dúvida, explicaremos o assunto nos tópicos a seguir. Acompanhe!

As práticas relacionadas ao reembolso de despesas

Os reembolsos de despesas caracterizam-se por valores que contratualmente foram pagos pela contratada, mas que correspondem a despesas ou custos da contratante. A contratante, por sua vez, deve assim realizar o reembolso desses valores para a contratada.

Geralmente, essa restituição ocorre de duas formas:

  • entre empresas do mesmo grupo que, visando a redução dos custos administrativos internos, concentra em apenas uma as áreas de apoio administrativo, como financeiro, contabilidade, jurídico e tecnologia da informação;
  • entre empresas contratantes, quando uma das empresas paga as despesas de seu cliente e, pelo contrato posteriormente, reembolsa os valores.

No primeiro caso, temos o exemplo prático do reembolso de despesas de contabilidade, quando é ressarcido exatamente o que foi gasto e há documentos que comprovam a relação.

No segundo, o exemplo é um contrato de assessoria ou consultoria, em que a contratada pagará todas as despesas de viagem das pessoas que prestarão os serviços (colaboradores ou sócios), como alimentação, hospedagem e combustível.

O reembolso das despesas é realizado por meio de nota de débito, que é um documento muito utilizado para se efetuar a cobrança de valores para os quais não é compatível a emissão de nota fiscal.

O reembolso de despesas e a tributação

Em alguns casos, empresas buscam desclassificar os recebimentos de receita tributável para reembolso de despesas na tentativa de diminuir a base de cálculo dos tributos, porém, essa prática pode acarretar penalidades previstas na legislação.

Já em outros, o reembolso de despesas é legítimo. Neste caso, considera-se que as despesas pagas inicialmente pela contratada são de responsabilidade da empresa contratante e se tratam de simples entradas financeiras sem se concretizar em receita, ou seja, em acréscimo patrimonial para a empresa reembolsada.

Porém, o risco que se configura é de que o Fisco (Federal e/ou Municipal) considere tais valores que se pretendam reembolsados a título de despesas como sendo custos dos serviços e, portanto, parte do preço, que assim sendo, deveriam ser normalmente tributados sob pena de consideração de omissão de receitas.

Por esse motivo, a contabilização desses valores deve ser simultânea nas empresas contratantes. A contratada deve registrar os pagamentos das despesas como direitos a receber em conta do Ativo. Dessa forma, nem os pagamentos efetuados nem o valor recebido a título de reembolso de despesas transitam em conta de resultado e não serão computados como receita tributável.

Se os valores recebidos como reembolso de despesas forem atribuíveis ao custo do serviço, estará configurada a receita tributável com todas as incidências tributárias (IRPJ, CSLL, PIS e COFINS), além do ISS.

Assim sendo, em caso de autuação fiscal, a empresa somente conseguirá afastar a incidência tributária se conseguir comprovar a legitimidade do reembolso — que nos contratos de prestação de serviços serão considerados os gastos que a contratada tenha, mas que, pela sua natureza, sejam de responsabilidade da contratante, não constituindo custo do serviço.

Um exemplo prático é a prestação de serviços de advocacia. As custas judiciais pagas pelo advogado e reembolsadas pelo contratante não sofrem tributação, já que o autor do processo judicial é quem deve pagá-las. Mas os gastos com transporte, material de escritório, estagiários etc., compõem o custo do serviço do advogado, logo, devem ser tributados quando reembolsados pelo contratante.

O assunto vem progredindo na jurisprudência, inclusive administrativa, mas as autuações têm sido cada vez mais frequentes. É o contribuinte quem deve se cercar de provas de que está sendo apenas restituído dos custos e despesas de terceiros pagos por ele.

E são muitas vezes, por falta de provas cabíveis, que a maioria das decisões são contrárias às empresas. Isso ocorre porque, em muitos casos, a documentação não é suficiente e não comprova que a despesa é realmente de terceiro.

Também acontece que, em casos de empresas do mesmo grupo, os valores entre o que foi prestado e o que foi reembolsado não são correspondentes.

Um exemplo comum é o reembolso de despesas de contabilidade, em que o custo total do serviço é dividido pelo faturamento de cada empresa do grupo.

Para provar o caráter legítimo do reembolso, deve ser cobrado exatamente aquilo que foi gasto pela empresa. Se os valores e/ou critérios não corresponderem à relação, com certeza acarretará lavratura de auto de infração e imposição de multa.

Não basta que o reembolso de despesas não constitua um fato econômico capaz de desencadear o fato gerador da obrigação tributária, o contribuinte precisa se munir com toda a documentação comprobatória de que o ressarcimento de determinada despesa foi realizado, conforme os critérios e valores despendidos anteriormente.

A previsibilidade de gastos de reembolso

Investir na previsibilidade de gastos de reembolso ajuda a empresa ter os processos mais bem definidos e documentados. Prever os custos é fundamental para garantir que o dinheiro será empregado de forma eficiente.

Para conseguir uma previsibilidade maior dos gastos, é preciso tomar algumas medidas essenciais:

Planeje as despesas

Para realizar uma previsibilidade de gastos eficiente, é necessário elaborar um bom planejamento de despesas. Para tanto, faça um exame crítico do desempenho contábil do ano anterior a fim de identificar períodos nos quais os gastos com reembolsos foram maiores.

Acompanhe os custos

O acompanhamento em tempo real dos gastos possibilita identificar com antecedência alguma alteração ou problema que estejam consumindo mais tempo ou recursos desnecessários e permite uma atuação mais eficaz, para não comprometer o caixa.

Conte com a ajuda de especialistas

Para realizar uma gestão de despesas e reembolsos de forma muito mais simples e eficaz, evitar relatórios desorganizados e diminuir o fluxo de trabalho, é importante contar com os mais modernos recursos desenvolvidos por especialistas, como a automatização do processo de reembolsos.

Esse sistema possibilita o acompanhamento em tempo real, uma integração totalmente segura, agiliza as tomadas de decisões e permite despender tempo com novas estratégias.

Como você pôde acompanhar, cabe às contratantes definir com exatidão quem deve se responsabilizar pelo ônus dos gastos realizados e imputar a ele as despesas. É importante também se salvaguardar de documentos comprobatórios, a fim de comprovar a legitimidade dos reembolsos de despesas praticados.

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