Contabilidade colaborativa ou tradicional – qual a melhor para sua empresa?

23/10/18
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Você sabe o que é a contabilidade colaborativa? Trata-se de um novo modelo que visa a reduzir os custos e eliminar as barreiras entre processos e entregas, além de ajudar o gestor corporativo a potencializar o valor de sua empresa no mercado.

A contabilidade colaborativa também ajuda a equilibrar o volume de trabalho, a reter e fidelizar clientes, a proporcionar flexibilidade e a aumentar a receita mensal recorrente da organização. Normalmente, usa-se a nuvem para compartilhar informações entre as pessoas envolvidas nos processos, possibilitando que todos mexam em um arquivo simultaneamente. Além disso, por estar em constante renovação, esse tipo de contabilidade gera relatórios e análises mais precisos.

Confira abaixo as principais diferenças entre a contabilidade colaborativa e a contabilidade tradicional, e saiba como escolher a mais adequada para o seu negócio.

Como funcionam a contabilidade colaborativa e a tradicional?

Na contabilidade tradicional, o escritório contábil atua na necessidade de seguir as leis, obedecer às obrigações e cumprir os prazos previstos. Dentre suas principais atividades estão escriturar a contabilidade, entregar declarações, realizar a escrituração das notas fiscais recebidas ou emitidas, processar a folha de pagamento, emitir guias de tributos e contribuições a serem pagos, entre outros serviços.

O modelo tradicional tem foco nas rotinas fiscais e contábeis da empresa, atua em seu backoffice e em algumas rotinas administrativas. Nessa modalidade, o cliente fornece as informações necessárias para que o escritório entregue os documentos, guias de pagamento e livros contábeis. Todos os processos se dão de maneira unilateral.

No modelo de contabilidade colaborativa, por sua vez, o escritório contábil não só se responsabiliza pelas atividades burocráticas de praxe como também atua ajudando na gestão da empresa e das finanças corporativas. O principal objetivo da colaboração entre o contador e o cliente é aplicar a contabilidade gerencial no negócio, utilizando a tecnologia para que ambas as partes possam trabalhar juntas nas atividades de escrituração, envio de declarações e processamento de dados.

Esse novo modelo coloca o cliente e o escritório de contabilidade mais próximos e promove a troca de dados constante, de tal modo que todos os responsáveis compreendam a movimentação dos números e participem ativamente das melhorias na gestão empresarial.

Diferenças entre a contabilidade colaborativa e a tradicional

No que se refere ao compartilhamento de dados, na contabilidade tradicional o cliente passa as informações do negócio para o escritório contábil e recebe de volta os documentos da escrituração contábil, como o Balanço Patrimonial, o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e o Balancete. Já no processo colaborativo, esses dados podem ser passadas a qualquer momento, podem ser registrados, compartilhados e alterados em tempo real.

No que diz respeito ao acesso às ferramentas, os dois modelos também diferem bastante. Enquanto na modalidade tradicional apenas os contadores têm acesso ao sistema de escrituração utilizado pelo escritório, no sistema colaborativo o cliente também pode acessar essa ferramenta para acompanhar o trabalho, verificar a escrituração e os relatórios e utilizar os dados disponíveis em suas atividades de gestão.

Quando o assunto é a emissão de relatórios, a contabilidade colaborativa também facilita a vida do cliente, que consegue visualizar o que acontece com os números da sua empresa em uma linguagem acessível, ao invés de contar apenas com documentos e demonstrações altamente específicos e complexos. Com o auxílio do contador, o próprio gestor da empresa consegue gerar relatórios personalizados e controlar tudo mais facilmente.

Já no que concerne à gestão corporativa e financeira, a contabilidade tradicional não trabalha em prol do crescimento da empresa, enquanto o modelo colaborativo auxilia na gestão do negócio e de suas finanças. Os relatórios personalizados, ao fornecer dados segmentados de acordo com a necessidade da empresa, ajudam a tomar decisões mais inteligentes. Além disso, com a atualização dos números da organização se dando em tempo real, o gestor da empresa consegue fundamentar melhor suas ações para o gerenciamento do negócio.

Outra diferença importante é no que diz respeito à responsabilidade do contador pelo sucesso do negócio. Através da assessoria proativa, o profissional que presta os serviços de contabilidade para sua empresa consegue identificar possíveis erros analisando as finanças e os relatórios personalizados, e está apto a corrigir as projeções para que as informações sejam as mais exatas possível.

Como escolher entre a contabilidade colaborativa e a tradicional?

Para começar, é preciso considerar se a empresa já conta com um setor interno de contabilidade. Se sim, não é necessário se preocupar com qual tipo de contabilidade o escritório externo utiliza. Nesse caso, porém, é importante ter em mente que optar pelo sistema colaborativo pode ser interessante, já que, em caso de um setor alocado na empresa, os profissionais estão em constante comunicação e compartilham percepções e experiências constantemente.

Também é preciso levar em conta se a empresa espera ou não retorno sobre investimento em honorários contábeis. Hoje, não costuma-se pensar na contabilidade apenas como um centro de custos, mas sim como uma possibilidade real de gerar retorno financeiro após ajudar a empresa a cumprir com suas obrigações contábeis e fiscais. E, nesse sentido, o modelo de colaboração, por ser mais dinâmico, está mais apto a gerar resultados do que o modelo tradicional.

Na hora de fazer sua escolha, considere também se você faz questão de acompanhar o andamento dos dados da empresa. Um sistema colaborativo permite o acompanhamento da escrituração contábil e até mesmo a sua personalização, enquanto no modelo tradicional isso não é possível. Portanto, se você acha importante participar ativamente de todos os processos contábeis, pode ser uma boa ideia apostar no modelo de colaboração.

Agora que você já conhece o conceito da contabilidade colaborativa e entende como ela se distingue do modelo tradicional, é muito mais fácil escolher qual sistema adotar em sua empresa.

Esperamos que este post tenha ajudado a solucionar todas as dúvidas sobre o assunto. A gente se vê no próximo!