Conheça os principais benefícios da contabilidade sem papel

1 de novembro de 2017, às 13:37

Atualmente, os negócios estão cada vez mais preocupados em cortar custos sem que isso afete a qualidade das operações. Enquanto isso, cresce também a conscientização ambiental, que prioriza medidas com menor impacto na natureza. Nesse contexto, a contabilidade sem papel é uma tendência em ascensão, tanto para o processamento de faturas quanto para o gerenciamento de documentos.

Além de colaborar com as duas questões apontadas no parágrafo anterior, ela também ajuda na acessibilidade dos documentos e na produtividade da equipe, permitindo que o ambiente de trabalho se torne mais dinâmico e bem organizado.

E você? Está esperando o que para implementar a contabilidade sem papel na sua empresa? Continue a leitura e conheça melhor os 4 principais benefícios da medida!

1. Economia financeira e de material

Imprimir faturas, documentos e contratos exige um gasto bastante elevado de papel e tinta. Isso sem falar na manutenção das impressoras. Mesmo que haja um controle na empresa, não é possível impedir totalmente o gasto frequente de material com a impressão de papéis desnecessários ou com erros, por exemplo — levando à necessidade de imprimir novamente.

Dessa maneira, investir na contabilidade sem papel possibilita uma economia considerável de material, tornando seu negócio uma empresa mais sustentável. Isso pode até mesmo tornar-se um diferencial diante dos clientes, que se preocupam cada vez mais com isso.

Além disso, é claro, a economia de material para impressão reduz significativamente os gastos financeiros da empresa. Essas despesas podem parecer “bobas” quando isoladas, mas somam um valor bastante elevado no final do mês.

2. Acesso imediato aos documentos

Procurar em meio a pastas e mais pastas de arquivo por um único documento? Nunca mais! Com a contabilidade sem papel, todo o faturamento e burocracia do negócio ficam armazenados na nuvem e/ou nos discos rígidos da empresa. Ali dentro, é possível organizá-los da maneira que você quiser.

Dessa forma, sempre que você ou um colaborador precisar de algo, ele saberá imediatamente qual é o caminho para encontrar o documento em questão. Isso traz mais dinamismo ao trabalho, além de ajudar sua equipe a produzir mais e melhor.

3. Maior segurança para os dados da empresa

Faturas e documentos impressos em papel estão sujeitos a perdas e danos dos mais diversos — por erro humano ou pela ação de pragas, umidade, poeira e até mesmo incêndios e enchentes, por exemplo. Isso sem falar do roubo de todo esse arquivo!

Na contabilidade sem papel, por sua vez, tudo estará digitalizado e armazenado na nuvem ou nos computadores, dos quais devem ser feitos backups frequentes. Dessa forma, mesmo que uma máquina estrague, ainda haverá cópias dos arquivos. Os dados digitais não estão sujeitos a perdas ou às ações da natureza. Com isso, você poderá oferecer uma maior segurança não apenas para a empresa em si, mas também para seus clientes.

4. Melhor organização do espaço de trabalho

Manter arquivos físicos demanda um considerável gasto de espaço. Assim, ao investir na contabilidade sem papel, você poderá otimizar a distribuição de salas e a circulação dos colaboradores, por exemplo. Com isso, você traz mais organização e renova o ambiente de trabalho, o que terá um impacto positivo na motivação e no bem-estar da sua equipe. Consequentemente, eles vão produzir mais e melhor!

Além disso, vocês darão adeus às pilhas de documentos que se acumulam diariamente nas mesas dos colaboradores, que também não precisarão mais andar para cá e para lá sobrecarregados de papéis.

Gostou de conhecer os benefícios da contabilidade sem papel? Então, para continuar a modernização da sua empresa, confira também nosso post apresentando as 5 vantagens da automação empresarial para o setor financeiro!

 

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