Conheça as obrigações acessórias para empresas do Simples Nacional

24/10/18
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As obrigações acessórias são declarações mensais, trimestrais e anuais que contêm informações sobre a empresa que devem ser enviadas ao governo. As empresas que optam pelo Simples Nacional devem prestar atenção em nas obrigações acessórias a que estão sujeitas, afinal, o descumprimento de entrega ou o preenchimento de forma equivocada dessas declarações põem a organização na mira dos órgãos de fiscalização. Desobedecer às obrigações acessórias pode gerar multas e outras penalidades que prejudiquem a saúde do negócio.

Portanto, para manter a empresa na legalidade e evitar riscos desnecessários, é importante conhecer quais são as obrigações acessórias de quem opta por esse regime de tributação. Neste post, você vai ficar sabendo quais são elas. 

Apuração mensal dos impostos do Simples Nacional

Dentre as obrigações de uma empresa optante pelo Simples Nacional está informar o faturamento e as atividades que o geraram, a fim de emitir a guia unificada de tributos do Simples todos os meses.

Caso mais de uma atividade for desenvolvida, é preciso discriminar o quanto cada uma trouxe de receita para que a apuração seja feita corretamente. Isso porque funções distintas se enquadram em anexos distintos, e cada uma conta com alíquotas de impostos específicas. Esse processo deve ser realizado antes do vencimento da guia de imposto de cada mês para evitar problemas fiscais. 

Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)

Na DEFIS, a empresa precisa enviar dados referentes a diferentes áreas para a Receita Federal. Alguns desses dados são retirados de documentos e relatórios financeiros ou contábeis, e outras das informações são importadas automaticamente.

Dentre os dados solicitados, estão a identificação dos sócios, a divisão do capital social, os saldos de caixa e contas bancárias, os valores das retiradas de pro-labore, os valores das retiradas dos lucros, a quantidade de funcionários da empresa, o valor das compras de materiais ou estoques, o faturamento e os impostos gerados.

A declaração deve ser feita e entregue no portal do Simples Nacional, dentro do próprio site da Receita Federal. Como é nesse mesmo sistema que as apurações mensais são feitas, é possível preencher os números do faturamento e impostos automaticamente.

Vale lembrar que a data limite para o envio dessa obrigação acessória é o último dia útil do mês de março, e ela deve conter todas as informações relativas ao ano anterior.

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)

Pela DIRF a empresa deve informar todas as retenções de imposto de renda ocorridas em seus pagamentos e recebimentos do ano anterior. Isso engloba retenções de pagamentos de salários ou em notas fiscais, e inclui tanto pessoas físicas como pessoas jurídicas. Essa obrigação deve ser transmitida sempre no último dia útil de fevereiro, todos os anos. 

Envio de relatórios e dados da folha de pagamentos a órgãos públicos

As empresas precisam enviar os dados relativos a cada fechamento de sua folha de pagamentos aos órgãos que fiscalizam esses processos. Através do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), as informações relativas a eventos trabalhistas e cadastros do empregador e dos trabalhadores são enviadas à Caixa Econômica Federal e à Previdência. Depois disso, a guia do Fundo de Garantia é emitida.

Esse processo deve ser feito mensalmente e o prazo é o dia 7 de cada mês. Se essa data cair em um fim de semana ou feriado, deve ser adiantada para o dia útil anterior. 

Cadastro geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

Esse cadastro é responsável por transmitir o números de contratados e demitidos ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) todos os meses. Assim como os relatórios e dados da folha de pagamentos, essa obrigação também deve ser transmitida no dia 7 de cada mês, e precisa ser realizada depois do processamento da folha. 

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

A Relação Anual de Informações Sociais envolve todas as movimentações da folha de pagamento do ano anterior. Essa obrigação deve ser enviada ao Fisco mesmo se a empresa não tiver funcionários (somente sócios). Neste caso, a RAIS será negativa. Ela deve ser entregue, impreterivelmente, até o dia 23 de março, todos os anos. 

Escrituração contábil

A escrituração das movimentações financeiras e patrimoniais da empresa também é uma obrigação acessória que deve ser cumprida para evitar problemas futuros. 

Os lançamentos devem ser realizados corretamente, sem erros de digitação, classificações ou em, saldos, assim como os os livros contábeis devem ser encerrados com exatidão. 

Declaração de serviços

As empresas que prestam serviços têm uma obrigação acessória que consiste em declarar os faturamentos decorrentes das atividades, notas fiscais e os tributos apurados, retidos e pagos.

Essa declaração de serviços veio para substituir os antigos Livros de Registro de Serviços Tomados e Prestados, que, antigamente, eram o formato da escrituração fiscal dos serviços.

Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação devida por Contribuintes da categoria Simples Nacional (DeSTDA)

Nessa obrigação, devem ser informados os valores de substituição tributária em notas de compras e vendas, e o diferencial de alíquota de ICMS paga, como nas vendas interestaduais. Trata-se de uma obrigação acessória dirigida para empresas optantes pelo Simples Nacional que comercializam ou industrializam produtos e recolhem ICMS. 

 

Obedecer aos prazos previstos na legislação e atender a todos os requisitos na hora do envio das obrigações acessórias é fundamental para que a empresa mantenha sua saúde financeira e se previna de complicações fiscais e contábeis. Você tem prestado a atenção devida às obrigações acessórias?