Como os dados ajudam na hora de rastrear viagens corporativas

29 de novembro de 2017, às 15:00

Viagens a trabalho são muito importantes e proveitosas. É nesses momentos que negócios são fechados ou serviços são prestados aos clientes da empresa. Entretanto, elas devem ser bem gerenciadas para evitar quaisquer tipos de problemas e, por isso, o uso de dados é extremamente relevante.

Rastrear viagens corporativas garante mais segurança não apenas para o empregador, mas também ao funcionário em deslocamento, e ajuda a controlar os gastos da empresa de maneira mais assertiva. 

Você sabe quais tipos de dados ajudam a rastrear viagens corporativas? Confira os tópicos abaixo e descubra!

Uso de cartão da empresa

Fornecer cartões de crédito corporativos é uma ótima opção. Além de resguardar o funcionário quanto a qualquer tipo de emergência, todas as informações podem ser consultadas em tempo real pela empresa. Imagine o que acontece, por exemplo, se o funcionário viaja de carro e o pneu fura no meio do caminho. Tendo em mãos um cartão corporativo, ele pode pagar pela troca do item e seguir viagem com tranquilidade.

Caso haja algum tipo de problema com hotel, a troca também pode ser feita de maneira mais ágil. Em um jantar com o cliente custeado pela empresa, se ele optar por um prato mais caro ou bebidas e sobremesa, o colaborador fica tranquilo pois sabe que o pagamento será feito por meio o cartão.

Ou seja, o uso dessa modalidade confere mais transparência a todas as despesas da viagem, além de ser mais seguro para o funcionário. E claro, tudo fica registrado e pode ser rastreado facilmente.

Relatórios de despesas

Os relatórios de despesas são fundamentais para que a empresa rastreie viagens corporativas de maneira organizada e correta. Eles devem ser feitos com muita atenção aos detalhes, e precisam registrar todos os gastos relativos ao deslocamento do funcionário, desde valores empregados em passagens aéreas ou combustível, hotéis, trajetos feitos na cidade de destino, custos com alimentação e demais despesas que possam surgir.

É importante manter esse tipo de documento para administrar melhor o orçamento da companhia, fazer um planejamento de viagens e organizar os processos sempre visando à redução de custo, sem que haja prejuízos ao funcionário ou ao serviço prestado ao cliente.

Recibos de adiantamento

Os recibos de adiantamento são outra boa opção para que a empresa tenha mais controle sobre os gastos dos colaboradores em trânsito. Eles devem integrar a política de viagens da empresa e consistir no levantamento prévio dos custos que o funcionário terá enquanto estiver fora da companhia. Devem ser calculados os gastos com locomoção, alimentação, hospedagem, assim como eventuais emergências e o valor da diária. 

O montante total é entregue ao funcionário antes de ele viajar e, ao voltar, ele precisa apresentar recibos que comprovem os gastos. Caso o empregado gaste menos do que o previsto pela empresa, ele deve devolver o valor que sobrou, sempre mantendo a transparência nas relações financeiras.

Reembolsos

Imprevistos podem ocorrer e, em determinados momentos, o funcionário pode ter que utilizar o próprio dinheiro para cobrir gastos que são obrigatoriedade da empresa segundo a legislação. Nessas situações, ocorre o reembolso. O empregado deve guardar recibos e justificar os gastos para receber de volta o dinheiro pessoal utilizado durante a viagem corporativa.

Todos os dados citados acima são ferramentas que propiciam o controle e a melhor gestão dos gastos e auxiliam a empresa a rastrear viagens corporativas.

Quer saber mais a respeito? Entre em contato conosco e veja como podemos te ajudar!

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