Como manter automaticamente sob controle as despesas corporativas

29/03/18
3 min de leitura

O poder do gestor financeiro de uma empresa anda de mãos dadas com a enorme responsabilidade desse cargo. As demandas são muitas, e qualquer deslize pode custar um enorme prejuízo para a empresa. Uma das tarefas cruciais de um bom gestor é controlar e organizar as despesas e reembolsos corporativos.

Um bom gestor precisa atualizar o contas a pagar da empresa de forma a viabilizar um planejamento orçamentário alcançável. Provisionar em tempo hábil os recursos para pagar os reembolsos dos colaboradores cujas tarefas demandam despesas corporativas e controlar essas despesas, estabelecendo limites compatíveis com as políticas da empresa é fundamental para esse processo.

Além disso, também faz parte de suas atribuições eliminar a papelada e a burocracia, visando ao melhor aproveitamento dos honorários dos colaboradores, que perdem horas a fio, de um lado digitando e organizando as despesas em planilhas que são grampeadas a comprovantes de despesas e, do outro lado, conferindo esses papéis e liberando os pagamentos.

São muitas as variáveis envolvidas e, com isso, muitas possibilidades de erros no que diz respeito às despesas corporativas, seu uso inteligente e sua manutenção. Para solucionar esse problema e simplificar a rotina do gestor financeiro, a Nexaas desenvolveu o Rexpense, aplicativo de controle financeiro que permite o gerenciamento das despesas, reembolsos e adiantamentos de um jeito descomplicado, seguro e 100% online, disponível 24 horas por dia.

Mantenha as despesas sob controle em poucos cliques com o Rexpense

O Rexpense permite que o gestor financeiro tenha uma visão em tempo real das despesas corporativas: o controle financeiro é feito online, e é possível verificar o valor adiantado por empresa e usuário, acompanhar o quanto da verba  já foi consumido e em quais projetos.

Além disso, o status de cada despesa também pode ser acompanhado, e é possível optar por receber notificações toda vez que houver alguma alteração ou solicitação nova. Planilhas de Excel e cálculos complicados não precisam mais fazer parte da rotina do gestor, pois com alguns cliques, ele mantém todas as despesas de suas equipes e projetos sob controle.

Uma das grandes vantagens do Rexpense é a possibilidade de integração com outros sistemas, como Uber, Cabify e 99, para automatizar as despesas com transporte de colaboradores.

Além disso, ele também se integra perfeitamente com ferramentas de CRM como o PipedrivePloomes, ou de gestão de projetos, como o PSOffice. A integração do Rexpense aos grandes ERPs de mercado, como – SAP, Oracle, Totvs e MyFinance, permite uma gestão automática, praticamente sem digitação, portanto à prova de erros, garantindo o controle financeiro da empresa de ponta a ponta, sem interrupções.

Além de todas essas funcionalidades, o Rexpense agora conta com uma novidade exclusiva: as regras de validade de despesa por valor, prazo e condição, que podem ser configuradas de acordo com as políticas da empresa. Essa nova função, uma vez parametrizada, funciona automaticamente, impedindo o lançamento das despesas que não estejam dentro das regras da empresa.

Funciona da seguinte maneira: se a regra de condição da empresa determina que não serão cobertas as despesas apresentadas X dias após o término do projeto, no momento em que um colaborador tentar registrar essa despesa, ele será notificado sobre a política e automaticamente o sistema invalidará a despesa.

O mesmo vale para uma regra de valor. Se o limite máximo de aprovação de uma despesa for de R$300,00 para um almoço com cliente, quando um funcionário tentar registrar um reembolso que extrapole esse orçamento, ele será notificado e a despesa será anulada. Da mesma forma, se for estabelecido um prazo de 10 dias para registro de despesas após um evento, as despesas registradas fora da data-limite também serão invalidadas.

Como você pode perceber pelos exemplos acima, o sistema funciona como um alerta de despesas que estejam em desacordo com as regras da empresa, auxiliando o gestor a manter o orçamento sob controle, sem necessidade de esforço humano.

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