Como fazer o controle de despesas fixas e variáveis?

19 de julho de 2017, às 16:46

As empresas têm dois tipos de despesas: fixas e variáveis. Nem sempre é fácil separá-las, mas fazer isso ajuda a manter um controle mais preciso sobre o dinheiro que sai do caixa, de modo que se verifique mais facilmente onde os custos podem ser cortados ou reduzidos.

Leia o post e descubra como realizar a gestão eficiente sobre as despesas fixas e variáveis na sua empresa!

Entenda o que são despesas fixas e variáveis

As despesas fixas acontecem dentro de intervalos frequentes, geralmente de mês em mês. São gastos que não estão diretamente relacionados com a produção e as vendas.

Podemos citar as contas de água, telefone, luz e internet, o aluguel do imóvel, os salários dos funcionários, os honorários do contabilista, os gastos com limpeza e assim por diante.

As despesas variáveis são aquelas que apresentam relação direta com a produção e as vendas, variando conforme elas aumentam ou diminuem.

Podemos citar a comissão dos vendedores, compras com insumos, pagamento de certos tributos que incidem sobre os serviços ou mercadorias, gastos com marketing, fretes para a entrega de encomendas e até luz e água quando são usadas diretamente no ciclo produtivo.

Reduza as despesas

O primeiro passo para uma boa gestão de despesas fixas e variáveis é avaliar a possibilidades de elas serem reduzidas ou cortadas. Com as fixas, isso fica mais difícil. Por exemplo, é necessário pagar o salário dos empregados, independentemente de a empresa ter ou não produzido ou vendido mais no mês.

Da mesma forma, é preciso pagar o aluguel do imóvel. Mudar para um ponto mais barato pode envolver muito trabalho e custos tão altos com a transferência das instalações e equipamentos que talvez nem valha a pena.

De qualquer modo, é preciso considerar a possibilidade de reduzi-las.

As despesas variáveis são mais fáceis de se reduzir. Pode-se procurar insumos e fretes mais baratos (ou encontrar alternativas diferentes de entrega), economizar nas embalagens e nas campanhas publicitárias, comprar máquinas de produção mais econômicas e assim por diante.

Faça os controles de contas

É importante também conhecer os principais controles financeiros, como:

  • controle de caixa (permite saber a procedência e o destino do dinheiro da empresa);

  • controle de bancos (registra as entradas e saídas de dinheiro nas contas bancárias da empresa, facilitando o controle de saldo);

  • controle de contas a receber (a receita originária de clientes e investimentos);

  • controle de contas a pagar (o total das dívidas, os prazos de vencimento, a necessidade de priorizar os pagamentos mais importantes).

Esses controles permitem ao gestor manter os pagamentos em dia, verificar a inadimplência dos clientes e procurar manter o equilíbrio entre as receitas e despesas.

Estruture os resultados

A estrutura de resultados é formada pelo total de vendas e pelas despesas fixas e variáveis, o que permite definir a margem de contribuição, o lucro e o ponto de equilíbrio.

O ponto de equilíbrio (PE) é quando os gastos totais são iguais à receita total (RT) da empresa, ou seja, não há prejuízo nem lucro.

A margem de contribuição (MC) é a diferença entre as vendas (receita total) e as despesas fixas e variáveis. Ela é a parte da receita total que supera as despesas variáveis (DV), e ajudará a cobrir as despesas fixas (DF) e ainda gerar lucro.

Veja as fórmulas que podem ser usadas:

  • MC = RT x DV;

  • PE = (DF / MC) x RT: PE calculado por meio da quantidade de vendas;

  • PE = (DF x RT) / (PV unitário – DV unitária): PE calculado a partir das unidades produzidas (PV é o preço de venda do produto).

Use um bom software de gestão

Para calcular  as despesas fixas e variáveis com mais precisão e manter um controle otimizado sobre elas, separando-as por categorias, recomenda-se o uso de um bom software de gestão financeiro.

Atualmente, existem softwares na nuvem muito eficientes. Eles não precisam de instalação e são econômicos, já que o usuário paga somente pelos serviços usados.

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