Como a automação de processos auxilia no aumento de produtividade?

14/02/17
3 min de leitura

Reduzir o tempo de execução das atividades, aumentar a produtividade e diminuir os custos operacionais são alguns dos retornos que uma empresa passa a ter quando investe na automação de processos.

Fica difícil administrar um negócio ou mesmo gerir as tarefas de rotina sem ferramentas de Tecnologia da Informação atuando nos mais diversos setores da empresa, como logística, vendas, financeiro, estoque, contabilidade, entre tantos outros.

A automação de processos possibilita descentralizar e integrar as informações de todos os setores, garantindo a todos os envolvidos nas atividades da empresa acesso e controle operacional sobre cada etapa produtiva — o que leva a utilizar os recursos certos e produzir mais em menos tempo, gerando economia.

E nosso objetivo do post de hoje é provar que a automação de processos pode ajudar a sua empresa a aumentar a produtividade. Mas como? Acompanhe!

Otimização dos processos de produção

Muitos gestores, por ignorarem a automação de processos, acabam perdendo competitividade e não alcançando os objetivos estratégicos estabelecidos pela empresa.

Fazer uso de velhas ferramentas e métodos arcaicos já não cabe nas novas necessidades da empresa e exigências do mercado — que passa a exigir produtos/serviços com mais qualidade, dentro de prazos cada vez mais curtos e com preços competitivos.

A automação permite a otimização dos processos, oferecendo ao gestor ciclos de produção mais rápidos e com maior eficiência. Ou seja, ao adotar um sistema automatizado, não serão mais necessários trabalhos manuais, já que tudo passa a estar previsto e estabelecido dentro de padrões.

Além disso, a automatização de processos permite identificar gargalos nos fluxos de trabalho, gerando alertas de atividades que estejam sendo executadas por mais tempo do que o definido como ideal.

Maior nível de segurança nos processos

Ao automatizar os processos, a empresa passa a ter um maior controle sobre todas as etapas produtivas, baseando as decisões no que realmente tem eficácia.

Com a eliminação de tarefas manuais e controles humanos, diminuem os riscos de erros e falhas operacionais que levam a retrabalhos e mais tempo de execução, o que reduz significativamente a produtividade.

A automação permite integrar todos os setores da empresa, disponibilizando em uma única plataforma todas as informações pertinentes ao negócio, o que extingue a necessidade de ter que disponibilizar um funcionário para repassar dados de um setor para outro ou ter que analisar vários relatórios isolados e inúmeras planilhas de Excel.

Aumento da produtividade

Para alcançar as metas estabelecidas pela empresa, é preciso que o funcionário foque todos os seus esforços em tarefas que realmente sejam importantes e pare de perder tempo em atividades paralelas, que não são sua especialidade.

Com a automação de processos, não será mais preciso direcionar um funcionário para atualizar dados do estoque com aqueles gerados pelos departamentos de vendas e compras, por exemplo, já que tudo é realizado automaticamente com a integração em tempo real de todas as movimentações que ocorrem dentro da empresa.

Além disso, a automação de processos torna possível que todos os dados sejam integrados com um sistema de Big Data e Business Intelligence, o que permite ao gestor implementar processos mais eficientes criados a partir dos próprios dados internos coletados.

Maior controle financeiro

O crescimento e desenvolvimento de qualquer tipo de empresa está atrelado à implementação de um bom planejamento financeiro.

E, para se chegar aos resultados esperados, é necessário um constante monitoramento, avaliação e acompanhamento das estratégias do negócio. Para isso, é fundamental controlar cada passo da empresa por meio de indicadores e métricas gerados em tempo real, sempre com dados precisos e atualizados.

A automação dos processos utiliza os chamados “workflows”, que nada mais é que fluxos de trabalhos padronizados e sequenciados, que levam a execução das tarefas de forma precisa e sem a incidência de erros e falhas manuais.

Com um maior controle de todos os processos, é possível atingir as metas financeiras estabelecidas. Isso porque um sistema integrado possibilita um controle real das mais diversas informações geradas — como, por exemplo, do fluxo de caixa, contas a pagar, controle de inventário e estoque, vendas e compras e demais operações.

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