Como a técnica pomodoro pode ajudar na gestão da produtividade?

27/10/18
4 min de leitura

A técnica Pomodoro é uma das mais conhecidas quando o assunto é gestão do tempo e otimização da produtividade. Trata-se de uma técnica simples que, quando seguida adequadamente, pode ser extremamente efetiva para combater a procrastinação, melhorar a organização e tornar as entregas mais eficientes.

Você sabe como funciona essa técnica e como utilizá-la para ter resultados melhores em seu trabalho? Neste post, a gente explica! 

O que é a técnica Pomodoro? 

A técnica Pomodoro nada mais é do que uma técnica de gestão de tempo. Ela foi criada na década de 80 pelo italiano Francesco Cirilo, que buscava uma maneira prática de render mais nos estudos.   Basicamente, trata-se de um sistema em que se alterna a execução das tarefas sem interrupção durante um determinado período e um intervalo para descansar a mente depois desse esforço intenso. 

A inspiração para o nome da técnica veio dos antigos despertadores de cozinha em forma de tomate, e que eram utilizados para marcar o tempo. Mas, felizmente, hoje já há inúmeras alternativas tecnológicas, como sites específicos e aplicativos de celular, para gerenciar o tempo de maneira mais prática. Assim, aplicar os ciclos de Pomodoro hoje em dia é muito mais simples. 

Como funciona a técnica?

A técnica Pomodoro consiste em dividir a execução das atividades do dia em pequenos blocos de tempo chamados pomodoros. Na técnica original, cada pomodoro tem 25 minutos, durante os quais deve-se focar em uma determinada tarefa sem interrupção.

Ao fim desse período, pode-se dar uma pausa de 5 minutos para beber água, ler uma notícia, responder a uma mensagem, dar uma olhada nas mídias sociais ou fazer qualquer outra atividade que não tenha nada a ver com o trabalho. Assim, o profissional consegue espairecer depois de um longo tempo de foco total. 

A cada quatro ciclos de 25 minutos, é aconselhável fazer uma pausa maior, de 30 minutos. Durante esse tempo, vale ler um pouco, assistir a um episódio de uma série, meditar, fazer um lanche, tomar um café… tudo o que for necessário para ajudar a combater o estresse e manter a produtividade em dia. 

Para que a organização funcione, é fundamental fazer uma lista de tarefas a serem realizadas ao longo do dia e ir realizando-as, uma a uma, durante os ciclos de pomodoro (use um app ou uma folha de papel para isso). A lista deve ser dividida em duas seções: “tarefas planejadas”, para aquelas de rotina, e “não planejadas”, para os imprevistos e urgências que surgirem. 

Para ajudar a controlar, sinalize cada vez que um ciclo de 25 minutos for encerrado e anote as tarefas que forem sendo cumpridas, uma a uma, e o tempo (número de pomodoros) dispendido em cada atividade. Isso vai ajudar a fazer um balanço de tudo o que foi feito durante o expediente e a gerenciar melhor o tempo no futuro. 

Vale lembrar que não necessariamente cada pomodoro precisa ter 25 minutos. Esse tempo foi  sugestão do criador da técnica, por ser um período nem muito longo nem muito curto, porém, se necessário, é possível alterar a duração do pomodoro ou dos intervalos para se encaixar melhor em sua rotina.

Seguindo a técnica direitinho, o profissional consegue visualizar e compreender mais claramente o quanto demora para realizar cada atividade de sua função, e isso é fundamental para planejar melhor a rotina de trabalho. 

Quais são os benefícios da técnica Pomodoro?

Ao longo do dia, somos acometidos por muitas distrações que podem acabar minando a produtividade e dificultar a entrega de cada tarefa necessária, prejudicando o fluxo do trabalho e desperdiçando tempo. Usando a técnica pomodoro, essas distrações ficam limitadas ao período de intervalo e, durante os ciclos de trabalho, o foco é contínuo. Ou seja, ao invés de fazer um relatório, marcar um call e responder um e-mail ao mesmo tempo, foca-se em uma coisa de cada vez. Isso permite que se concentre 100% da energia na tarefa que está sendo executada no momento e, dessa forma, o profissional consegue finalizar suas atividades muito mais rapidamente. 

De quebra, a técnica também ajuda a combater o mal da procrastinação. Ao estabelecer uma meta a ser atingida nos 25 minutos do pomodoro, há um estímulo maior para alcançar esse objetivo e ganhar o “prêmio” que, no caso, é o descanso de cinco minutos. Um dos grandes trunfos desse sistema é ter esse efeito de  premiação para o cérebro. 

Além disso, a técnica ainda traz inúmeros outros benefícios, como aumentar a concentração, diminuir as interrupções – e, por conseguinte, aumentar a produtividade-, aliviar a ansiedade durante o trabalho (acabando com a terrível sensação do “não vai dar tempo de fazer tudo”) e, é claro, ajudar o profissional a entender quanto tempo leva para concluir cada tarefa, o que inevitavelmente leva a um controle melhor do tempo. 

 

Você já utilizou a técnica Pomodoro em sua rotina de trabalho? Que tal aderir a essa estratégia para ajudar a gerenciar melhor a produtividade em sua empresa?