Aprenda a controlar os gastos das viagens corporativas

31 de outubro de 2017, às 17:56

Com a instabilidade política e econômica, mais do que nunca, é preciso pensar em alternativas capazes de reduzir os gastos e otimizar os recursos. Contudo, há certos aspectos que não podem ser excluídos do orçamento empresarial, como as viagens corporativas — até porque elas compõem uma estratégia comercial, que visa alavancar os lucros.

Diante desse cenário, surge uma questão: como controlar melhor as despesas das viagens a trabalho, mantendo as contas no azul? Saiba, de antemão, que existem atitudes simples, mas totalmente efetivas, que vão ajudá-lo a administrar os gastos.

Interessou-se pelo assunto e quer conhecer algumas dessas ações? Continue a leitura e veja como tornar a gestão de viagens empresariais mais eficiente!

Estabeleça orçamentos

O primeiro passo para garantir o sucesso dessa tarefa é estipular um orçamento. Lembre-se de que os valores devem ser realistas e, claro, caber nos recursos da empresa. Afinal, de nada adianta traçar um plano que não é compatível com a realidade financeira da organização.

Para chegar a um valor realmente plausível, pesquise bem sobre as diversas etapas de uma viagem — desde a compra das passagens até a reserva do hotel e custos de alimentação. Coloque tudo no papel, garantindo um controle rígido sobre os valores.

Defina um calendário de viagens

Outro ponto importante, que vai ajudar a reduzir os custos, é definir antecipadamente um calendário de viagens. Claro que, às vezes, surgem eventos de última hora e aí não há muito o que se programar. Porém, sempre que possível, defina antecipadamente as datas.

O motivo é simples. Passagens e hospedagens, normalmente, são ofertadas por um preço mais em conta quando a viagem ainda está distante. Além do mais, dessa forma será mais fácil realizar uma programação adequada, que dialogue com os recursos disponíveis.

Busque por parcerias

As permutas estão cada vez mais presentes no mundo corporativo, sendo, inclusive, uma excelente opção de economia na hora de realizar uma viagem de negócios. Veja a possibilidade de fechar parcerias com empresas chaves, como locadoras de carros, hotéis, restaurantes, companhias aéreas e outras.

Nesse sentido, sua empresa fornecerá um produto ou prestará um serviço para a outra instituição e, em contrapartida, essa vai disponibilizar gratuitamente algo vantajoso para você. Em outras palavras, as duas organizações serão beneficiadas.

Caso não seja possível, firme o compromisso de que sua instituição sempre optará por tal empresa. Assim, será mais fácil conseguir valores menores.

Determine uma política de viagens

Tão importante quanto estabelecer parcerias é definir uma política de viagens na empresa. Essa alternativa vai evitar problemas futuros, além de ser uma ferramenta útil para eliminar gastos supérfluos.

Dentre as regras, é importante constar pelo menos 3 orçamentos de fornecedores, tipo de hospedagem, classe das passagens, data limite de contratação do serviço e forma de pagamento. Essas são apenas algumas opções. O ideal é abranger todos os aspectos inerentes à viagem corporativa.

Ao levar em consideração essas dicas, sem sombras de dúvidas, você conseguirá gerenciar melhor as despesas das viagens corporativas, economizando assim um valor expressivo.

Gostou do conteúdo e quer se inteirar ainda mais sobre o assunto? Então, confira nosso artigo com 5 dicas para controlar gastos no cartão de crédito corporativo.

Curtiu esse conteúdo?

Compartilhe nas redes sociais. ;)

E assine nossa newsletter para receber muito mais conteúdo direto no seu e-mail.