8 dicas para a organização de documentos na empresa

24 de abril de 2017, às 09:29

Algumas empresas, durante o crescimento, acabam perdendo o controle sobre a organização de documentos e setores. Isso faz com que o trabalho aumente muito e que tarefas possam ficar meio “encavaladas”, fazendo com que os resultados efetivos dessas áreas não apareçam como deviam.

Se por acaso você está passando por uma situação desse tipo ou se simplesmente está com muita coisa para organizar, e acaba se perdendo em meio a muitos papéis, este artigo vai ser bem útil para você.

Continue conosco e veja 8 dicas de como organizar e arquivar documentos para que nunca mais ter problemas com isso.

1. Defina um local adequado

Tanto para arquivos físicos quanto digitais, o primeiro passo para conseguir manter tudo bem organizado é definir exatamente onde serão guardados seus documentos.

Isso vai evitar que as pessoas fiquem sempre parando você para perguntar onde está aquele comprovante, orçamento ou a ata da última reunião.

Definido o local ideal, informe onde estão as coisas que sejam de interesse de cada pessoa. Lembre-se também de manter uma disciplina para que tudo que saiu dos arquivos, retorne ao seu devido lugar, e que sejam mantidos os documentos mais atualizados.

2. Use um arquivo suspenso

Para documentos que precisem ser guardados fisicamente, adote o sistema de arquivos suspensos. Eles oferecem uma grande facilidade quando é necessário encontrar um documento dentre vários outros similares.

Isso ocorre porque você consegue manter um agrupamento por pastas e assuntos correlatos, sem ter que ficar abrindo envelopes ou espalhando documentos em cima da mesa.

São bem mais práticos do que pastas, que exigem que você vá abrindo uma a uma para descobrir o que tem dentro.

3. Digitalize seus documentos

Além de não sofrerem com o acúmulo de poeira, serem duplicados facilmente e transportados com mais segurança, os documentos digitais oferecem uma enorme facilidade: é possível fazer cópias de segurança.

Por isso, considere sempre a possibilidade de digitalizar seus documentos. Tirando aqueles que exigem necessariamente uma versão física, transporte os demais para o ambiente digital e ganhe mais praticidade na sua empresa.

4. Crie pastas de maneira organizada

Para melhor agrupar seus documentos, o caminho ideal é definir qual será a forma de agrupá-los.

Comece definindo os grandes grupos de temas como, por exemplo, os departamentos existentes na empresa: Financeiro, Operações, Vendas e por aí em diante.

Depois disso, as subcategorias, como orçamentos, impostos, contratos, etc.

O importante é conseguir cobrir todos os assuntos e evitar criar pastas do tipo “documentos diversos” ou “outros”. Essas pastas começam com um ou dois papéis, e no final acabam virando um limbo onde você não vai achar mais nada.

5. Armazene documentos em nuvem

Organizar e armazenar documentos em nuvem é uma excelente opção, pois você poupa dinheiro e evita preocupações com a compra e manutenção de equipamentos. Essa é uma estratégia que oferece mais segurança e agilidade.

Há algum tempo, empresas tinham receio quanto a deixar arquivos “fora” da instituição, mas o mercado hoje já tem opções que oferecem um alto nível de confiabilidade e segurança.

Existem inclusive soluções específicas para alguns documentos, como a gestão de notas fiscais. Se por acaso você ainda não conhece bem essa solução, vale a pena conferir.

6. Crie códigos para identificar os documentos

Para que fique mais rápido entender do que se trata cada documento, alguns sistemas de códigos podem ser criados. Ao fazer isso, utilize indicadores simples e deixe um índice de fácil acesso para que outras pessoas consigam entender bem a lógica que foi empregada.

Pode definir, por exemplo, números para cada departamento, como 01, 02, 03 ou ainda utilizar iniciais, como FIN, VEN, DIR. O critério é seu, mas ao definir aquele que vai adotar, tenha a certeza de que sempre será seguido o mesmo padrão, do contrário, pode acabar se confundindo ainda mais.

Lembre-se de identificar também os períodos. Normalmente o ideal é separar por anos e meses, mas se você tiver um volume muito grande pode considerar agrupar os documentos por semestre, bimestre ou semanas. O importante é tomar cuidado para não criar subpastas demais.

7. Indique a data de descarte

Tendo prazos diferentes para o armazenamento, cada documento tem uma validade que deve ser observada na hora de fazer o seu descarte.

Para facilitar muito esse processo de “limpeza”, o ideal é já guardar os documentos com seus prazos de validade anotados. Assim, na hora de realizar aquela “faxina”, nem você e nem ninguém mais vai perder tempo tendo que olhar cada um dos papéis ou arquivos para ter certeza de que não está jogando nada fora no prazo errado.

Você poderá notar que com essa prática, a economia de tempo será imensa. Além disso, se tudo estiver bem organizado, delegar essa função para alguém menos estratégico dentro da sua empresa ou departamento não será difícil, e os riscos de problemas serão infinitamente menores.

8. Utilize referências cruzadas

Alguns documentos podem ser agrupados em mais de uma pasta, por se tratar de um tema que abrange mais de um tópico de interesse.

Para evitar a necessidade de ficar duplicando itens e aumentando o volume de documentos guardados, é preciso saber definir prioridades. A primeira coisa a se fazer é avaliar qual a relevância para cada pasta.

Depois disso, é imprescindível que se considere, dependendo do assunto, o prazo de armazenagem do documento. Garanta que ele tenha discriminado o maior deles e em seguida guarde na pasta correspondente.

Para que a outra pasta não fique vazia ou tenha que ser feita uma cópia do documento, deixe uma referência de onde o documento pode ser encontrado.

Utilizando essas técnicas, você vai ver como fica fácil encontrar tudo o que precisa e também mais rápido guardar novos documentos.

Avalie como irá fazer a sua classificação de documentos, defina os grupos, identifique os prazos de validade e cuide para que todos que tiverem acesso a essas pastas e arquivos mantenham tudo em ordem para evitar retrabalhos.

Se você tiver alguma outra dica de como organizar e arquivar documentos, alguma dúvida ou quiser compartilhar uma experiência ligada a este assunto, conte pra gente aqui nos comentários!

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