5 dicas para fazer o controle de contas a pagar e a receber

19 de setembro de 2017, às 11:37

Cuidar bem da gestão financeira de uma empresa é um fator de primeira ordem para que ela permaneça em atividade por muito tempo. O controle de contas contribui para que sua gestão seja satisfatória, afastando da corporação os problemas que podem levá-la a falência — ou a ter, ao menos, sérios problemas nas finanças.

Não se trata de uma tarefa muito fácil, sendo necessário o planejamento adequado para que as ações sejam desenvolvidas com cuidado. O controle de contas apresenta informações sobre os investimentos feitos pela organização, assim como os compromissos assumidos, normalmente envolvendo grandes somas de recursos.

Para que sua empresa realize a melhor gestão financeira possível e tenha os benefícios dessas ações, vale a pena visualizar algumas orientações para fazer o controle de contas a pagar e a receber. Leia o post e veja algumas dicas:

1. Registre cada movimentação

A primeira etapa é o registro de todo tipo de pagamento realizado pela corporação e também as contas de recebimento.

Nas contas a pagar é possível identificar despesas diretas, que são relacionadas a gastos com mão de obra, comissões de vendas e matéria-prima; e também aquelas despesas fixas, como os salários, investimentos em treinamentos, contas de água, luz, contador e serviços jurídicos e de marketing ou propaganda.

Já nas contas a receber, você terá normalmente as receitas com produtos e serviços. Também devem ser registrados os recebimentos futuros ou que ainda não foram pagos à sua empresa.

2. Acompanhe os registros mensalmente

O acompanhamento deve ser feito todo mês, de preferência em dias específicos. Será precioso agendar isso por meio de, por exemplo, uma planilha.

No acompanhamento é importante constar a data de vencimento, data do pagamento, tipo de conta e descrição. Mencione ainda o valor original e total a pagar, os possíveis juros e o status desses pagamentos.

De posse dessas informações, você será capaz de fazer análises e compilar os resultados mês a mês. Assim, vai identificar se o número de contas está crescendo ou diminuindo, se existem muitos atrasos, e o quanto foi gasto pela empresa.

3. Busque softwares de automatização

Um software de gestão financeira pode ser a maneira mais prática e segura de fazer registros e análises. O software facilita a sua organização, a partir de apenas alguns cliques, e proporciona funções integrativas.

Por exemplo, é possível integrar o controle de contas a receber com suas cobranças emitidas. Além disso, você pode ter funções de fluxo de caixa, calculando a inadimplência.

4. Crie datas fixas para os pagamentos dos clientes

Fixar datas é uma ação importante para manter a organização das contas. A partir dessas datas a empresa consegue monitorar melhor os ocasionais atrasos e identificar os clientes que fazem pagamentos com antecedência. Fica mais fácil saber o quanto esperar de cada mês.

Tenha uma rotina de cobranças organizada. Atrasar essas operações significa demora também nos seus pagamentos, e eventualmente prejuízos para sua empresa. Evite perder os prazos.

5. Negocie as contas

Se existem dívidas, faça o possível para renegociá-las, em vez de deixar os juros aumentarem. Pagamentos parcelados são mais fáceis de serem quitados. Negocie com o banco ou conjunto de credores.

Também esteja aberto para esse tipo de negociação nas suas contas a receber. Pode ser mais prudente receber em mais vezes de um cliente que esteja com dificuldades financeiras agora, a deixar de receber.

Se existe inadimplência, negocie o pagamento com atenção à política de parcelamentos de sua empresa, e não tenha medo de fazer a cobrança.

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